[Online collaboration 4]. Utilizzo dei calendari online.

Google Calendar è l’applicazione calendario creata da Google ed è presente in ogni account.

Il creatore/proprietario del calendario può decidere chi può vederlo, chi può creare eventi e chi può amministrarlo.

Per rendere visibile il calendario a terzi è necessario condividerlo come segue: posizionarsi su “I miei calendari”, cliccando sulla freccia accanto al nome del calendario da condividere. Comparirà un menù a tendina; cliccare su “Condividi questo calendario”.

Nella finestra “Dettagli” inserire l’indirizzo email della persona con cui si vuole condividere il calendario. Nella finestra “Impostazioni autorizzazioni” scegliere ciò che si pensa di voler permettere all’utente e fare clic su “Salva”.

La persona riceverà un’email per visualizzare il calendario. Per impostazione predefinita un calendario condiviso appare nell’elenco “Altri calendari” e viene automaticamente aggiunto quando si riceve la relativa autorizzazione. Dopo l’aggiunta, gli eventi del nuovo calendario si aggiungeranno a quelli presenti.

Ogni proprietario del calendario, ogni area pianificata, appaiono di un colore diverso, associato al colore del calendario da cui proviene.

Se un calendario non è più necessario, può essere nascosto eliminandone così gli eventi. Selezionare allora la freccia accanto al calendario e dal menù che compare selezionare la voce “Nascondi il calendario dall’elenco”.

Se si vuole visualizzare nuovamente un calendario precedentemente nascosto si deve aprire il menù “Impostazioni” in alto a destra. Selezionando la medesima voce dello stesso, si seleziona la scheda “Calendari” . In basso, nella sezione “Altri calendari”, bisogna spuntare, nella colonna “Mostra nell’elenco” , la casella che si riferisce al calendario da ripristinare. Fare clic sul comando, in basso a sinistra, “Torna al calendario”.

In Google Calendar vi sono vari modi per creare un evento a seconda del livello di dettaglio che si intende utilizzare. Si parte usando il comando “Crea” in alto a sinistra. Nel form che appare bisogna impostare almeno i seguenti elementi: il titolo, data e ora dell’evento, calendario in deve essere inserito. Ogni altra opzione è facoltativa e va compilata secondo necessità.

Se si ha un evento che si ripete nel tempo, invece di avere tanti eventi separati, si può creare un evento ricorrente. Così, non solo si risparmia tempo, ma si può modificare tutta la serie in una volta sola.

La creazione di un evento ricorrente è simile a quella di un evento singolo, ma nella pagina dei “Dettaglio evento”, bisogna cliccare sulla casella di controllo “Ripeti”. Si apre una finestra di popup dalla quale si possono scegliere le opzioni desiderate, verificando poi il campo “Riepilogo” per vedere se le impostazioni sono corrette, quindi cliccare “Fine”.

Nella finestra “Dettaglio evento”, compilare ogni altro dettaglio desiderato, quindi cliccare “Salva”.

Tra le opzioni più utili per impostare un evento, c’è quella di poter impostare un promemoria che avvisi dell’imminenza dell’evento stesso. Questa opzione è disponibile nella finestra relativa ai “Dettagli evento”. Essa può essere impostata sia nel momento della creazione dell’evento che in un momento successivo.

Se il promemoria non è presente, se ne può creare uno dalla casella popup, impostandone il tipo e l’anticipo richiesti.

Quando si crea un evento che non riguarda solo se stessi (una riunione), bisogna aggiungere gli inviti per tutti i partecipanti.

L’operazione si attua dalla finestra “Dettaglio evento”, “Aggiungi invitati”. Vanno inseriti gli indirizzi email degli invitati e aggiunti. Un partecipante facoltativo (opzione che è possibile scegliere) sarà distinto da un’icona bianca anziché nera.

Dopo la compilazione dei dettagli necessari, cliccare su “Salva”. Comparirà una finestra di popup intitolata “Invia inviti?”. Si preme “Invia” concludendo così l’operazione. L’organizzatore dell’evento potrebbe riscontrare la necessità di annullare uno o più inviti. Si clicca sull’evento in calendario, si apre la finestra relativa, si preme la “x” accanto a ciascun invitato che si vuole rimuovere.

Salvando la modifica, nel caso di un evento ricorrente, una finestra popup chiede se si “Desideri modificare solamente questa occorrenza dell’evento o tutti gli eventi in quanto serie?”. Si può quindi scegliere se farlo per “Solo questo evento” o per “Tutti gli eventi”.

Poi, un’ulteriore finestra popup chiede “Invia aggiornamenti?”, cioè se deve essere inviato un messaggio di annullamento. Il creatore di un evento ha la facoltà di annullarlo, aprendolo e cliccando sul pulsante “Elimina”. In caso di evento ricorrente una finestra di popup chiederà “Desideri eliminare  solo questo evento, tutti gli eventi nella serie o questo e tutti gli eventi futuri nella serie?”. Si dovrà scegliere una delle opzioni o annullare la modifica.

Infine, verrà chiesto l’invio o meno di una notifica agli eventuali invitati all’ evento.

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