[Online Collaboration 6]. Riunioni online.

Uno strumento gratuito per effettuare riunioni online è “Hangout” di Google. Lo strumento è disponibile sia su Gmail che su Google Plus. In Google Plus è sufficiente aggiungere nel riquadro “Nuovo Hangout” le persone con cui effettuare la riunione e cliccare su “Iniziane una nuova”.

I partecipanti si selezionano sia attraverso l’apposita casella di ricerca che dall’elenco di precedenti Hangout. Quando i partecipanti sono stati selezionati, basta avviare la chat o la videochiamata.

A fine riunione, basta fare clic sulla “x” in alto a destra della finestra. unendo le funzionalità di Hangout e Google Calendar è possibile pianificare delle riunioni online. Nel dettaglio dell’evento su Google Calendar basterà cliccare su “Aggiungi videochiamata”, raggiungendo così l’obiettivo prefissato. Cliccare poi sul pulsante “Salva”.

Entrando dall’evento evidenziato graficamente sul calendario , è possibile eliminarlo cliccando su “Elimina”.

Si può anche inviare una notifica di cancellazione dell’evento tramite il pulsante “Invia” della casella di popup che appare. Si possono anche aggiungere degli invitati, inserendo le email nella casella “Aggiungi invitati”, premendo poi il pulsante “Aggiungi”. Si possono anche variare i permessi di accesso degli invitati, aggiungendo o togliendo la spunta sulle voci elencate. Per confermare la modifica premere “Salva” e poi “Invia” dalla finestra di popup “Invia inviti?”.

Si può, analogamente, eliminare uno o più partecipanti, facendo clic sulla “x” a destra del loro nome, salvando poi la modifica e notificando l’email di modifica ai partecipanti. Si può anche avviare una riunione video direttamente da Google Plus, col comando Hangout. Completare gli inviti nella finestra di popup che compare, quindi premere “Condividi”. La richiesta verrà mandata a tutti gli invitati e comparirà nel loro riquadro Hangout.

La chiamata potrà essere conclusa sia chiudendo la finestra dell’Hangout che cliccando sul simbolo della cornetta riposta, in alto al centro. Durante la riunione il relatore può decidere di condividere lo schermo per far vedere ai partecipanti il proprio desktop o la finestra di un’applicazione in esecuzione. Ciò si attua cliccando sul pulsante “Condivisione schermo” sulla barra verticale di sinistra. Si possono scegliere dei formati presi dalle applicazioni usate o aperte, che poi saranno trasmessi ai partecipanti la riunione. Quando la condivisione non è più necessaria basta fare clic sul pulsante “Condivisione schermo”.

Durante una riunione online, la condivisione di un file permette di visionare un documento e lavorare su delle note condivise che saranno salvate automaticamente. Per accedere ad un  documento si deve cliccare sulla applicazione Google Drive (barra verticale/laterale sinistra) e poi selezionare il file da visualizzare. Premendo il pulsante “Seleziona” si aprirà il file nella finestra dell’applicazione.

I partecipanti alla riunione vedranno il file quando cliccheranno l’applicazione o risponderanno alla notifica nei pochi secondi in cui è visualizzata.

Il file potrà poi essere rimosso dalla condivisione con un clic sulla “x” accanto al proprio nome.

La finestra di Hangout è di solito dedicata al flusso video. Se si vuole attivare il riquadro di chat si deve cliccare sulla barra verticale sinistra il 1° simbolo in alto. Si inserisce il proprio  messaggio e si preme invio; così ogni volta che si desidera.

Il messaggio verrà visualizzato nella parte superiore del riquadro di chat di tutti i partecipanti con il nome del mittente.

Per disattivare il video e l’audio, presenti di default nella videata di Hangout, basta cliccarci sopra. Il colore rosso degli strumenti indica che sono disattivati. Per ripristinarli, basta cliccarci nuovamente sopra.

 

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