[Online collaboration 3]. Utilizzo dello spazio disco online.

Shili

Con il termine Memoria di massa online (Online Storage) ci si riferisce ad uno spazio di archiviazione online messo a disposizione da un provider. Lo spazio può essere dato in uso gratuito e limitato, oppure in forma scalabile e configurabile a pagamento. Le soluzioni più conosciute di questo tipo sono: Dropbox, One Drive e Google Drive.

I limiti delle memorie di massa online sono: limiti di dimensioni; limiti di tempo nell’uso delle stesse; restrizioni di condivisioni.

Vista la natura privata dello spazio che si usa, ogni condivisione deve essere configurata.

Disponendo di uno spazio di archiviazione online, si possono caricare cartelle e files in quello spazio. Gli stessi (cartelle e files) sono scaricabili da qualsiasi postazione online, previa autenticazione del proprietario o di chi ne possiede il permesso.

Se si usa, ad esempio, Google Drive, basterà individuare il file o la cartella da scaricare, posizionarvicisi sopra, fare clic col tasto destro del mouse ed individuare l’apposito comando Scarica  nel menù contestuale. Nel medesimo menù troviamo anche il comando Rimuovi, per eliminare il file che non ci serve più.

I documenti e le applicazioni che ne consentono la gestione devono risiedere nel cloud. I primi, infatti, necessitano di condivisione in modo da essere letti, assimilati e modificati.

Le applicazioni online più comuni  sono: gli elaboratori di testi; i fogli elettronici;  gli strumenti di presentazione.

Le applicazioni basate sul web hanno 2 caratteristiche: consentono l’aggiornamento dei files in tempo reale  da parte di più utenti contemporaneamente; permettono la condivisione dei files.

Questo permette a tutti coloro che contribuiscono al lavoro, di vedere contemporaneamente le modifiche apportate dagli altri.

[ Online Collaboration 2]. Preparazione alla collaborazione online.

Shili

Molti strumenti di collaborazione online sono delle applicazioni basate su browser. Qualcuna di queste può richiedere l’installazione di plugin addizionali nonché di applicazioni specifiche, nel caso di soluzioni proprietarie.

Nella comunicazione online si usano apparati differenti: per una web conference tradizionale si usano apparati di alto livello con monitor doppi/tripli da 50 pollici ed oltre, microfoni multipli, ecc.. tuttavia, per collaborare online basta molto meno. Basta una semplice webcam, un microfono ed una coppia di altoparlanti.

In alternativa a questi ultimi va benissimo una cuffia con microfono. Gli strumenti collaborativi lavorano sul web. Un utente aziendale potrebbe non avere tutti i permessi per accedere ad uno strumento particolare. In questo caso sarà l’amministratore a dover modificare le impostazioni del Firewall, modificando le impostazioni in modo da garantire l’accesso a quell’utente.

La collaborazione online si avvale di diversi strumenti, riconducibili ad una o a diverse applicazioni distinte. Il software andrà scaricato, installato o configurato. Gli strumenti di collaborazione sono composti dai seguenti elementi: VOIP (voice over Internet protocol), IM (Instant Messaging), Document Sharing (condivisione di documenti).

Per gli strumenti di collaborazione basati sul web bisogna prima di tutto creare un account che permetta di identificare l’utente. Se non si vogliono più utilizzare i servizi di un provider, bisogna disattivare o chiudere l’account utilizzato. Ogni provider ha il suo specifico modo per eliminare un account e di solito le istruzioni per farlo si trovano nel menù principale.

[Online Collaboration 1]. I concetti della collaborazione online.

Shili

La collaborazione online consente ad un gruppo di persone di lavorare insieme utilizzando Internet. Questo è reso possibile dall’esistenza dell ICT, cioè della tecnologia dell’informazione e della comunicazione.

La collaborazione online si avvale – principalmente – del Cloud Computing e delle Tecnologie Mobili. Il Cloud Computing offre tecnologie informatiche hardware e software su Internet; le Tecnologie Mobili sono quell’insieme di tecnologie che permettono ai dispositivi, smartphone e tablet, di comunicare sulla rete.

cloud-computing
cloud-computing

Gli strumenti di collaborazione sono i seguenti:

  • Applicazioni di produttività; elaborazione testi, presentazioni, foglio elettronico, cioè – ad esempio – il pacchetto Microsoft Office e/o le sue equivalenti Applicazioni Web.

  • Social Media; siti web dove ognuno può collegarsi e condividere informazioni multimediali. Parliamo di Facebook, Linkedin, Twitter, Google Plus.

  • Calendari online; servono per la cooperazione lavorativa o personale fra utenti da utilizzare attraverso un browser.

  • Riunioni online; riunioni effettuate attraverso Internet sia con specifici programmi che con il solo browser.

  • E-learning (apprendimento online); si compone di tecnologie multimediali e di Internet che permettono l’accesso ai servizi formativi.

Questi servizi, per essere tali, devono comporsi delle seguenti caratteristiche:

  • Accettare più utenti; più persone possono utilizzare la stessa applicazione.

  • Gestire le interazioni in tempo reale; modifica dei file ed interazioni devono essere immediate.

  • Essere accessibili su scala globale; lo strumento deve essere raggiungibile ovunque.

  • Supportare accessi concorrenti; diverse persone possono partecipare e lavorare sullo stesso documento in contemporanea.

La collaborazione online serve a sviluppare il lavoro di squadra, sia in azienda che a livello privato, e per poter rispondere a livelli di efficacia adeguati deve essere semplice.

Questi sono i vantaggi:

  • Condivisione di file e calendari; accesso utenti mobili su diversi dispositivi.

  • Riduzione di spese di viaggio; riunioni svolte in ambienti virtuali.

  • Facilità di comunicazione; comunicazioni via Email, VOIP, riunini online, Chat, ecc..

  • Migliore lavoro di gruppo; l’accesso facilitato rafforza il lavoro di squadra.

  • Accesso globale; Internet permette un accesso da ogni dove.

La collaborazione online è uno strumento per migliorare la produttività sul lavoro. L’aumento della presenza online, tuttavia, presenta anche qualche elemento di rischio. Queste sono le aree più esposte:

  • Accesso non autorizzato ai file non condivisi; persone non autorizzate possono intercettare e visualizzare i dati.

  • Gestione non corretta del controllo di versione; diverse persone lavorano sulla stessa versione allo stesso tempo.

  • Minacce malware; Virus, Worm, Spyware, Trojan si infiltrano nella rete.

  • Furto di dati o identità; dati rubati e poi usati per commettere frondi online.

  • Interruzioni di servizio; si verificano problemi di accesso a Internet a causa di guasti o manutenzioni hardware o software.

Nel lavoro online, vista la gran mole di dati scambiati e/o condivisi e le norme sul Copyright (diritto d’autore) è bene citare sempre la fonte del lavoro non proprio, escluso il materiale di conoscenza comune.

[Spreadsheet 14]. Verifica dei dati e stampa.

Excel

Dopo la stesura di un foglio di lavoro, bisogna controllare che tutti i dati risultino visibili a schermo. Se il testo e i numeri sono troppo estesi per essere contenuti in una colonna, il testo stampato verrà troncato, mentre i numeri verranno visualizzati col simbolo “#”. Per evitare la stampa di testo troncato e di simboli al posto dei numeri, si può aumentare la larghezza delle colonne in modo da adattarle ai dati, oppure, aumentare l’altezza delle righe impostando l’a capo automatico del testo in modo da adattarlo alla larghezza delle colonne per rendere il testo visibile sullo schermo e sulle pagine stampate.  Bisogna anche accertarsi di aver inserito tutte le formule necessarie e che ogni formula usi in maniera corretta tutti i dati richiesti.

Excel non dispone di un controllo ortografico durante la fase di digitazione. Tuttavia è presente sulla scheda “Revisione” il controllo ortografico manuale con le stesse possibilità offerte da Word.

Tutti questi controlli assicurano la stampa corretta di tutti i dati, inoltre, che la distribuzione delle informazioni non contenga errori.  Il comando “Controllo errori” del gruppo “Verifica formule” presente nella scheda “Formule”, contiene gli strumenti per controllare gli errori nelle formule. Prima di eseguire la stampa fisica del foglio di lavoro è consigliato visualizzare il foglio nell’anteprima di stampa.

Excel 2010 permette di visualizzare in anteprima e stampare un file a partire dalla medesima  posizione: la scheda “stampa” nella visualizzazione backstage. In questa scheda le proprietà della stampante predefinita vengono automaticamente visualizzate nella prima sezione. L’anteprima della cartella di lavoro viene automaticamente visualizzata nella seconda sezione.  La visualizzazione dell’anteprima di stampa è la pagina intera. Se si desidera visualizzare un dettaglio si può ingrandire la pagina attraverso lo strumento “Zoom pagina”. Se il foglio di lavoro è composto di più pagine si possono utilizzare gli strumenti “Pagina successiva” e “Pagina precedente” per vedere l’anteprima di tutte le altre pagine.

[Spreadsheet 12]. Modifica di grafici.

Excel

I grafici di Excel contengono diversi elementi chiamati “oggetti”. Gli oggetti possono essere identificati per mezzo del posizionamento del mouse che ne descrive la caratteristica, visualizzandone il nome.

Il grafico di base non contiene un titolo, ma questo può essere aggiunto selezionando lo strumento “Titolo del grafico” della scheda “Layout” e scegliendo poi uno dei posizionamenti per il titolo, come indicato. Quando si inserisce il titolo, Excel crea in automatico una casella di testo con la scritta predefinita “Titolo del grafico”, ridimensionando anche – qualora necessario – l’area del tracciato. Il testo predefinito – quindi – si può modificare con un testo desiderato.

Se il titolo di un grafico non fosse più necessario, lo si può eliminare. Per rimuovere un titolo occorre selezionarlo e premere il tasto “CANC”. Ogni serie di dati, in un grafico, è visualizzata con un colore (o un motivo) univoco, ed è rappresentata nella legenda del grafico.

Per aggiungere delle informazioni a tutte le serie o solo ad una serie specifica o ad un singolo punto dati, si possono aggiungere delle “Etichette dati” al grafico. Utilizzando il comando “Altre opzioni”, “Etichette dati” è possibile definire quali informazioni visualizzare e dove posizionarle, in modo da rendere la lettura delle stesse, migliore. Qualora vi fossero più informazioni, le voci delle etichette verrebbero separate da un “;” o da un altro separatore specificato dall’utente. Nei grafici tridimensionali è possibile modificare la visualizzazione 3D per ottenere un maggiore e più realistico impatto visivo.  Il comando “Rotazione 3D” (sempre nella scheda “Layout”) apre la finestra di dialogo “Formato elemento selezionato”, nello specifico l’area del grafico in cui si possono modificare i valori di rotazione e prospettiva. La modifica della visualizzazione 3D può migliorare l’aspetto del grafico. Con l’opzione “Angolo retto” si elimina la prospettiva e deselezionando “Ridimensionamento automatico” si variano la profondità e l’altezza del grafico.

Gli elementi del grafico possono essere formattati con gli strumenti presenti nella scheda “Formato”.

Le opzioni di formattazione disponibili dipendono, tuttavia, dall’elemento del grafico selezionato il cui nome è visibile nel gruppo “Selezione corrente”.

Se si vuole modificare il colore dello sfondo del grafico, bisogna cliccare sullo strumento “Riempimento forma” del gruppo “Stili forma”, quindi selezionare il colore desiderato.  Si può anche selezionare l’elemento desiderato direttamente dall’elenco associato allo strumento “Elementi grafico”. Selezionata, per esempio, la legenda, si può procedere alla sua formattazione. Si può anche modificare il formato dei testi presenti sul grafico, come il titolo, la legenda, l’asse dei valori, le categorie, le etichette dati. Una volta selezionato l’oggetto, si possono utilizzare gli strumenti nella scheda “Formato” del gruppo “Stili WordArt”.

Un grafico si può trovare sullo stesso foglio dei dati di origine, su un altro foglio, o su un proprio foglio chiamato “Grafico n”, dove n è un numero sequenziale attribuito ad ogni nuovo foglio grafico generato.

Il comando “Sposta grafico” del gruppo “Posizione” della scheda “Progettazione” consente di modificare la posizione attuale. Se si sceglie di posizionare il grafico su un nuovo foglio grafico, quest’ultimo sarà inserito alla sinistra dell’ultimo foglio di lavoro che contiene i dati di origine del grafico.