[Spreadsheet 6]. Gestione di righe e colonne.

Excel

La selezione interessa, oltre alle celle, anche le colonne e le righe. Per selezionare una riga o una colonna intera occorre fare clic sulla sua intestazione.

Selezionare una riga vuol dire selezionare le 16384 celle che la compongono, dalla colonna A alla colonna XFD.

Selezionare una colonna vuol dire selezionare tutte le sue celle dalla numero 1 alla numero 1048576.

Quando una riga o una colonna sono selezionate, ogni cella della colonna o della riga è evidenziata, eccezion fatta per la prima cella che è la cella attiva.

L’insieme di righe e colonne può essere selezionato per eseguire comandi di formattazione, per cambiare la larghezza di una o più colonne, oppure l’altezza di una o più righe, per nascondere colonne o righe, per inserire o eliminare colonne o righe.

Per selezionare più righe adiacenti occorre trascinare la selezione sui numeri di riga e, a selezione avvenuta, rilasciare il pulsante del mouse.

Lo stesso procedimento si può effettuare sulle intestazioni di colonna. In alternativa si possono selezionare righe e colonne adiacenti facendo clic sulla prima colonna o riga e poi sull’ultima colonna o riga premendo il tasto SHIFT durante la seconda selezione.

Per selezionare un gruppo di righe o colonne non adiacenti occorre cliccare sulla prima riga o colonna desiderata, quindi, tenendo premuto il tasto CTRL selezionare ogni altra riga o colonna da includere. A selezione avvenuta rilasciare il tasto CTRL e poi il tasto del mouse.

In un foglio di lavoro è possibile inserire nuove colonne e nuove righe per aggiungere informazioni o al fine di creare divisioni logiche tra i fogli di lavoro stesso. Le colonne vengono inserite alla sinistra della colonna selezionata. Prima di inserire una nuova colonna Excel sposta in automatico a destra la colonna selezionata, inserendo al suo posto una colonna vuota.

Selezionando più colonne, Excel inserirà lo stesso numero di nuove colonne nel foglio di lavoro.  Le righe sono inserite sopra la riga selezionata. Prima di inserire una nuova riga Excel sposta in automatico in basso la riga selezionata, inserendovi una riga vuota. Se si selezionano più righe, Excel in automatico inserirà lo stesso numero di righe vuote nel foglio di lavoro. Visto che l’inserimento di nuove righe o colonne riguarda tutto il foglio di lavoro, bisogna verificare che l’inserimento della nuova colonna o riga, non crei effetti indesiderati.

Quando delle righe o delle colonne non sono più necessarie, si possono eliminare. L’eliminazione causerà la cancellazione di tutti i dati contenuti, siano essi visibili oppure no.

Prima di procedere con l’eliminazione di una colonna o di una riga è meglio controllare non contengano dati nascosti che non si devono eliminare. Se, per sbaglio, si eliminano una colonna o una riga, si può usare lo strumento”Annulla” per ripristinare la situazione originale.

In ogni cartella di lavoro, la larghezza delle colonne è dimensionata sul valore implicito che è approssimativamente di 8 caratteri. Per intervenire sulla dimensione delle colonne, incrementandola e decrementandola, per ridimensionamento dei caratteri o per ridurre la dimensione dell’area stampabile. Per ridimensionare la larghezza della colonna non è necessario selezionarla, basta posizionarsi alla destra dell’intestazione e trascinarla verso destra per aumentarne le dimensioni o verso sinistra per ridurle.

Quando si attua l’incremento o il decremento della larghezza della colonna, la dimensione corrente è visualizzata in un suggerimento a schermo sulla destra della colonna oggetto del ridimensionamento. In un foglio di lavoro l’altezza delle righe assume automaticamente l’altezza del carattere più grande contenuto nella riga.

L’altezza standard di una riga  è 15 punti, ma può essere aumentata o diminuita posizionando il puntatore del mouse sulla linea inferiore dell’intestazione di riga della riga desiderata e trascinando la linea di separazione di riga verso l’alto per diminuire o verso il basso per aumentare l’altezza della riga. Durante queste operazioni il nuovo valore viene visualizzato nel suggerimento a schermo, al di là sopra della riga oggetto di ridimensionamento.

Si può anche ridimensionare in modo automatico la larghezza della colonna sulla base del contenuto della cella con maggiore larghezza, oppure ridimensionare l’altezza della riga se questa è stata variata manualmente, attraverso la funzionalità “Adattamento automatico”. Per adattare in automatico una colonna o una riga bisogna posizionare il puntatore del mouse sulla linea destra dell’intestazione di colonna o sulla linea inferiore della riga desiderata facendo doppio clic con il mouse.

Le dimensioni dei dati contenuti in un foglio di lavoro, spesso, eccedono le dimensioni della finestra, anche con un valore di zoom molto piccolo. Per risolvere il problema si possono bloccare i riquadri a livello dell’intestazione dei fogli di lavoro.

Dalla scheda “Visualizza”, comando “Blocca riquadri”, si impedisce così alle righe e alle colonne interessate di uscire dalla visualizzazione durante lo scorrimento del foglio di lavoro. Il blocco dei riquadri è evidenziato da una linea sotto la riga e alla destra della colonna interessata. Il comando “Sblocca riquadri” elimina i riquadri ripristinando lo scorrimento normale del foglio. Le intestazioni di riga e colonna non saranno più permanenti scorrendo sul video con le restanti informazioni.

[Spreadsheet 5]. Modifica, ricerca e ordinamento dei dati.

Excel

Quando si compone un foglio di lavoro può essere necessario duplicare alcune informazioni presenti nelle celle. Per velocizzare l’operazione è possibile copiare il contenuto di una cella in un’altra. Lo strumento “Copia” in alto a sinistra nella barra multifunzione permette la copia del contenuto delle celle selezionate sia negli appunti di sistema (area di memorizzazione di Windows), sia negli appunti di Office (area di memorizzazione disponibile solo tra le applicazioni Office).

Lo strumento “Incolla”, sempre in alto a sinistra della barra multifunzione, copia i contenuti dei soli appunti di sistema nella selezione corrente.

Un evidenziatore lampeggiante rimane intorno all’intervallo copiato, anche alla conclusione dell’operazione “Incolla”. Ciò consente di sapere quali celle sono state copiate, mantenendo l’informazione negli appunti di sistema.

In ogni operazione “Incolla”, Excel visualizza lo “smart tag” “Opzioni incolla” che permette di selezionare opzioni relative  all’operazione appena effettuata. Occorre premere il tasto “ESC” per togliere l’evidenziatore lampeggiante.

Per Excel l’operazione “Incolla” coincide esattamente con l’intervallo selezionato. Ad esempio se l’intervallo selezionato è di 7 celle, Excel assume che lo spazio di destinazione per l’operazione “Incolla”  sia di 7 celle. Perciò è sufficiente posizionare la cella attiva sulla prima cella in alto a sinistra dell’area di destinazione per designare l’intervallo da incollare.

Se si deve copiare una sola cella e si selezionano più celle di destinazione, il contenuto verrà copiato in tutte le celle selezionate.

S può anche spostare il contenuto di una o più celle da una zona all’altra del foglio di lavoro utilizzando gli strumenti “Taglia” e “Incolla”. Lo strumento “Taglia” taglia il contenuto delle celle per l’intervallo selezionato e lo posiziona sia negli appunti di sistema che negli appunti di Office.

Lo strumento “Incolla” prende i contenuti solo dagli appunti di sistema e li incolla sul foglio di lavoro. Il contenuto delle celle per l’intervallo definito dall’operazione “Taglia” sarà cancellato dal foglio di lavoro.

Il riquadro “Attività appunti” viene visualizzato automaticamente quando 2 elementi sono tagliati o copiati ed in esso sono visualizzati gli appunti di Office.

Il riquadro “Attività appunti” può contenere fino a 24 elementi visualizzati in chiaro (testo o grafica) con associata l’icona del comando da cui provengono.

Facendo clic direttamente sull’icona, l’elemento corrispondente viene incollato sulla cella attiva e subito sotto viene visualizzata la “smart tag” “Opzioni incolla” (l’iconcina in basso a destra).

Si può incollare un elemento per volta o utilizzare lo strumento “Incolla tutto” per incollare tutti gli elementi contemporaneamente.

Gli elementi contenuti nel riquadro “Attività appunti” possono essere rimossi dopo una particolare sequenza  di “Taglia”, “Copia” e “Incolla”, utilizzando lo strumento “Cancella tutto”.

Il contenuto del riquadro “Attività appunti” viene eliminato alla chiusura dell’ultima applicazione attiva di Office.

Si può usare il mouse per spostare o copiare i dati contenuti nel foglio di lavoro.

Questa tecnica differisce dai comandi classici per il fatto che i dati non sono salvati negli appunti e che le celle da spostare o copiare devono essere vicine. Per spostare il contenuto di un intervallo di celle occorre selezionare l’intervallo che si vuole spostare. Bisogna posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato fino a quando il mouse non assume la forma di una freccia bianca a cui è associata una freccia a 4 punte.

Infine, col pulsante sinistro del mouse premuto, trascinare l’insieme fino alla posizione desiderata.

Per copiare il contenuto di un intervallo di celle bisogna selezionare l’intervallo che si vuole copiare, quindi posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato e tenendo premuto il tasto “CTRL”, stando attenti che il puntatore del mouse assuma una forma di freccia bianca con un “+” nero, trascinare la selezione nella posizione desiderata.

In Excel si può utilizzare l’opzione “Riempimento automatico” per copiare o incrementare i dati contenuti in 1 o più celle. Alla selezione di 1 o più celle , all’angolo in basso a destra compare un piccolo quadrato che si chiama “quadratino di riempimento”.

Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino, il cursore cambia aspetto e diventa un segno “+” di colore nero. In questa situazione, premendo il pulsante sinistro e trascinando la selezione fino all’ultima cella desiderata, si otterrà il riempimento automatico della selezione sulla base delle informazioni contenute nella/nelle celle iniziali.

Se nella cella iniziale si trova una serie standard (mesi, giorni della settimana o una data) verrà riprodotta la sequenza, altrimenti verranno duplicati i valori iniziali.

[Spreadsheet 4]. Gestione delle celle di un foglio di lavoro.

Excel

Quando si apre Excel ci si presenta un foglio di lavoro vuoto. La posizione della cella attiva è evidenziata dal suo bordo in grassetto. Quando si apre un nuovo documento di lavoro, la prima cella attiva è quella in alto a sinistra.  Inserendo delle informazioni, queste andranno inserite nella cella attiva.

Col mouse o la tastiera è possibile selezionare qualsiasi cella rendendola attiva. Col mouse basta posizionarsi dove si vuole attivare la cella; con la tastiera si usano i tasti direzionali per raggiungere la nuova cella.

In Excel il termine “testo” significa una qualsiasi combinazione di lettere o lettere e numeri. Tuttavia, è sempre meglio assicurarsi, prima di iniziare a scrivere, che la cella in cui si è posizionati sia attiva.

Il testo che si digita inizia sempre a sinistra nella cella; se il testo eccede la lunghezza della cella, la parte eccedente viene scritta sulla cella successiva. Alla fine della digitazione, premendo “Invio”  il puntatore si posizionerà sulla cella sottostante.

Se scriviamo qualcosa sulla cella adiacente la prima, questo testo si sovrapporrà a quello precedente e apparirà – perciò – troncato. Sebbene una cella possa contenere fino a 32767 caratteri, è bene che nella creazione di elenchi ogni cella contenga un solo dato.

Se creiamo una colonna “Nominativo”, in un foglio Excel, non possiamo ordinare i dati per cognome, ma se suddividiamo il campo “Nominativo” in due colonne, “Nome” e “Cognome” allora il problema trova soluzione. In Excel, inoltre, è molto più semplice combinare due celle in un singolo valore, piuttosto che spezzare la cella in uno dei suoi componenti.

Per essere definita numerica, una cella deve contenere solo numeri.  Se un numero, nella sua parte finale dopo la virgola, contiene lo 0, questo verrà omesso. Ad esempio:

  • 125,50 verrà visualizzato 125,5 .

I numeri possono essere:

  • indipendenti, oppure
  • usati per calcolare altri valori

In un foglio di lavoro si possono inserire date. Excel considera le date come numeri a tutti gli effetti così da poterle usare nei calcoli e per determinare le scadenze. Inserendo una data nel foglio di Excel, quest’ultimo la formatta come tale e memorizza il numero seriale che la rappresenta.

Ogni singolo giorno viene descritto da una valore “data seriale” la cui numerazione inizia da 1, cioè 1/1/1900. Quando si inserisce una data in una cella, Excel la registra come un valore seriale che rappresenta il numero di giorni trascorsi dal 1/1/1900. In tal senso, la data 15/4/2007 è rappresentata dal valore seriale 39187 che è il numero di giorni intercorsi tra la data d’inizio, 1/1/1900 e il 15/4/2007.

Nonostante Excel registri una data come valore seriale, essa non deve – necessariamente – essere inserita in questo modo. Sarà sufficiente inserirla usando come separatore il simbolo “/”.

Ci sono casi in cui è necessario selezionare tutte le celle per applicarvi un unico comando. Un gruppo di celle selezionato è detto “intervallo” o “range”. Un intervallo di celle può essere formato da celle adiacenti o non adiacenti.

Un intervallo selezionato è evidenziato da un bordo in grassetto con tutte le celle ombreggiate ad eccezione della cella attiva. In un foglio di lavoro si possono selezionare da 1 a miliardi di celle.

Per selezionare un piccolo intervallo, occorre tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dalla prima all’ultima cella. A selezione avvenuta si può rilasciare il pulsante del mouse. In alternativa, utilizzando la tastiera, bisogna fare clic sulla prima cella dell’intervallo, premere i tasti di direzione tenendo premuto il tasto “Shift” per estendere la selezione.

Per selezionare una porzione estesa di celle, occorre fare clic sulla prima cella dell’intervallo, quindi premendo il tasto “Shift” cliccare sull’ultima cella dell’intervallo desiderato.

Infine, per selezionare tutte le celle dell’intervallo, bisogna cliccare sul pulsante “Seleziona tutto”, rappresentato dal punto di intersezione fra righe e colonne in alto a sinistra del foglio.

Si può selezionare un intervallo di celle non adiacenti, usando il mouse in combinazione col tasto “CTRL”. Questo è un metodo utile per selezionare diversi insiemi di celle cui applicare i medesimi comandi.

La selezione di insiemi non adiacenti comporta l’uso congiunto di mouse e tastiera.

[Spreadsheet 3]. Modifica delle impostazioni.

Excel

Quando si crea una nuova cartella di lavoro, Excel imposta la proprietà “Autore” in base all’impostazione “Nome utente” usato nella finestra di dialogo “Opzioni” della scheda “File”.

L’impostazione del nome utente è usata anche per identificare la persona che inserisce o commenta dei dati in un processo di revisione.

La sezione “Generale” delle “Opzioni di Excel” contiene anche l’opzione necessaria a cambiare il nome utente, nonché altre personalizzazioni come il numero di fogli da inserire nella nuova cartella oppure dimensione e tipo del carattere predefinito.

Usando il comando “Apri” o “Salva con nome”, la finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per la funzione che di solito è la cartella “Documenti”. Se si vuole salvare i propri file in una cartella diversa, si può cambiare il percorso della cartella predefinita, così da evitare di sfogliare sempre tutto il file system.

In “Salvataggio” delle opzioni di Excel, c’è l’opzione necessaria (“Percorso predefinito”) a cambiare il percorso di salvataggio dei file.

Microsoft Excel, come altri software, mette a disposizione una guida in linea attraverso la quale è possibile ricercare informazioni e approfondimenti in merito al funzionamento dell’applicazione.

La guida può essere richiamata in due modi:

  • col pulsante in alto a destra della barra multifunzione rappresentante un punto di domanda
  • col tasto-funzione F1

Nella finestra “Guida di Excel” è possibile digitare una domanda nella barra “Cerca”, della parte superiore della finestra stessa, oppure accedere al sommario della guida sotto forma di un’icona rappresentante un libro, nella parte superiore della finestra.

Gli altri controlli nella parte superiore della guida sono simili a quelli presenti in un browser web: avanti, indietro, interrompi, aggiorna, home, eccetera. Il sommario elenca i capitoli della guida; ogni capitolo è rappresentato dall’icona di un libro; cliccandoci sopra l’icona diventa un libro aperto e si presentano gli argomenti collegati.

Le icone a libro chiuso stanno a significare che possiedono argomenti addizionali. L’argomento finale è rappresentato da un’icona raffigurante un punto di domanda e basta cliccarci sopra per visionarne i contenuti.

Le finestre di visualizzazione e del sommario sono separate e può esser chiusa sia dal suo pulsante di chiusura “X” che dal pulsante “Sommario”, cioè dal libro – in questo caso – aperto.

La ricerca libera della guida permette di cercare aiuto senza dover sfogliare il sommario, digitando la parola o l’argomento desiderati, premendo poi “Invio” o il pulsante “Cerca”.

Le celle possono essere adattate alle esigenze correnti in modo da ingrandire, ridurre, ottimizzare la visualizzazione di un intervallo selezionato o porzione del foglio di lavoro.

La modifica della visualizzazione non ha alcun effetto sulla stampa del documento, essendo solo un attributo di presentazione.

Ingrandimenti e riduzioni delle visualizzazioni si effettuano attraverso la funzionalità di zoom.

Il valore implicito d’ingrandimento è il 100%. La dimensione della visualizzazione è direttamente proporzionale alla percentuale che la rappresenta.

Per modificare la percentuale di zoom selezionare la scheda “Visualizza”, dal gruppo “Zoom” fare clic sullo strumento “Zoom” che apre la corrispondente finestra di dialogo. Ricordate, inoltre, che esiste un dispositivo di zoom all’estrema destra della barra di stato che va trascinato oppure cliccato sopra i simboli + e – a seconda che si voglia ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione.

[Spreadsheet 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Excel

In Excel le informazioni sono organizzate in cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta nella sessione, assume il nome “Cartel 1”. Il nome di una cartella non può avere più di 31 caratteri.

Una cartella di lavoro è una collezione di singoli fogli di lavoro. Ognuno di essi ha un nome e, questo nome, è visibile nelle linguette in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono: Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3.

Excel 2010, come già aveva fatto la versione 2007, ha ingrandito di molto le dimensioni del foglio di lavoro. La precedente versione del 2003 era limitata ad una griglia di 256 colonne e da 65536 righe. Le dimensioni attuali sono di 16384 colonne e 1048576 righe.

Le prime colonne sono etichettate da A fino a Z; seguono colonne etichettate da AA ad AZ. Abbiamo poi colonne etichettate da BA fino all’ultima  colonna etichettata XFD.

Le righe sono numerate in maniera sequenziale dall’alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 fino al numero 1048576.

L’intersezione di una riga con una colonna è chiamata cella e costituisce l’unità di base del foglio di lavoro. Le celle servono a memorizzare i dati. Ogni cella ha il proprio indirizzo. L’indirizzo della cella è formato dalla lettera della colonna e dal numero della riga.

La cella corrente è il luogo dove si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella casella “Nome” posizionata all’estrema sinistra sulla barra della formula.

All’avvio Excel fornisce una cartella di lavoro vuota. Se si desidera, invece, aprire o modificare una cartella di lavoro esistente, la si deve aprire. Non è necessario ricordarsi il nome del file. Dalla finestra di backstage, “File”, è possibile accedere alla finestra di dialogo “Apri” che mostra l’elenco dei file e delle cartelle memorizzati nel percorso corrente. Quindi si può selezionare dall’elenco il file o i file che si desidera aprire.

Quando ci sono più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente, si può passare da una all’altra cartella attraverso lo strumento “Cambia finestra” dello strumento “Finestra” della scheda “Visualizza”.

Quando si vuole aprire una nuova cartella di lavoro, bisogna selezionare la scheda “File” e il comando “Nuovo”. Compariranno una serie di modelli, tra cui la “Cartella di lavoro vuota”, che serviranno da base per altri lavori simili.

Se si sceglierà la “Cartella di lavoro vuota” essa avrà la veste grafica standard. Margini, font e l’allineamento avranno dei valori predefiniti.