[Presentation 7]. Oggetti grafici.

Powerpoint

In una presentazione è possibile inserire oggetti grafici come figure, immagini, disegni che migliorano la qualità della presentazione stessa ed aiutano a rappresentare un’idea che magari è difficile descrivere in modo sintetico.

Gli oggetti grafici sono in grado di rendere la presentazione più significativa e vengono regolati diversamente dal testo.

Sia che parliamo di  un’immagine, di una ClipArt, di un disegno, gli oggetti grafici sono accessibili dalla scheda “Inserisci” della barra multifunzione, nel gruppo “Immagini” o “Illustrazioni”. Si può disegnare o inserire un oggetto grafico solo nel riquadro diapositiva.

Un oggetto grafico appena inserito è selezionato, se poi lo si deve modificare, prima bisogna selezionarlo. Per farlo basta fare clic sull’area qualora si tratti di un’immagine, di una ClipArt oppure di un disegno con riempimento. Nel caso si tratti di un disegno senza riempimento, si dovrà cliccarne il bordo per selezionarlo.

Quando l’oggetto grafico è selezionato al suo perimetro compaiono le “maniglie di selezione”. Queste hanno forme diverse: un piccolo cerchio agli angoli, un quadrato a metà della forma. Posizionando il cursore su una maniglia di selezione e trascinando, si ottiene il ridimensionamento dell’oggetto grafico. Utilizzando una delle maniglie a cerchio, l’oggetto sarà ridimensionato in diagonale, mantenendo le proporzioni iniziali fra altezza e larghezza. Trascinando, invece, le maniglie quadrate, si otterrà unicamente un dimensionamento orizzontale o verticale. In alternativa si può dimensionare un oggetto con misure precise, scegliendo il comando “Dimensione e posizione” dal menù contestuale.

Se si vuole eliminare un oggetto grafico, bisogna selezionarlo e premere il tasto CANC.

Nel gruppo “Illustrazioni” e “Immagini” della scheda “inserisci”, ci sono tutti gli strumenti necessari per inserire un oggetto grafico. A seconda del tipo di oggetto, il percorso cambia. Se si inserisce un’immagine si apre la scheda contestuale; inserendo una ClipArt si apre l’omonimo riquadro.

Lo strumento “forme” del gruppo “Illustrazioni” nella scheda “Inserisci” dà la possibilità di scegliere le forme grafiche da disegnare in una diapositiva. Una volta effettuata la scelta, spostandosi nel riquadro diapositiva il cursore prenderà la forma di una piccola croce.  Trascinando e mantenendo premuto il pulsante del mouse , l’oggetto prenderà consistenza all’interno della diapositiva.

Quandosi seleziona una oggetto grafico, appaiono sulla barra multifunzione le schede contestuali che lo riguardano. Nel caso di un disegno la scheda contestuale “Formato” contempla tutte le possibilità d’intervento sull’oggetto in questione.

Lo strumento “Ruota” presente nel gruppo “Disponi” offre alternative di rotazione e capovolgimento dell’oggetto. Altre opzioni di rotazione sono accessibili dalla finestra di dialogo che si apre scegliendo “Altre opzioni di rotazione”. All’interno di una diapositiva è possibile allineare un oggetto alla diapositiva stessa. Lo strumento “Allinea” del gruppo “Disponi” ci dà tutte le opzioni di allineamento possibili. Se l’opzione “Allinea rispetto alla diapositiva” è attiva, l’oggetto si allineerà in accordo all’opzione scelta rispetto alla diapositiva stessa. Se più di un oggetto è selezionato si può attivare l’opzione “Allinea oggetti selezionati”.

 

[Presentation 6]. Tabelle, grafici e organigrammi.

Powerpoint

Powerpoint può gestire sia tabelle proprie che tabelle create con altre applicazioni “Office”. Il modo più semplice di creare una tabella di Powerpoint è lo strumento “Tabella” della scheda “Inserisci”.

A prescindere dal metodo scelto, la tabella viene visualizzata con tutte le celle di eguale dimensione che, se necessario, si possono ridimensionare manualmente, dopo aver inserito il testo.

Le celle che formano la tabella sono il segnaposto per le informazioni da inserire, siano esse numeri o testo. Quando il cursore si trova all’interno di una cella, basta digitare per inserire il testo desiderato. La modalità predefinita è “inserimento”. Perciò, in assenza di selezione, il testo viene aggiunto alla cella.  Se invece il testo è selezionato, la digitazione del nuovo contenuto sostituirà la precedente.

Per la generazione di tabelle complesse (celle di altezza o numero variabile di colonne per riga) si può utilizzare la funzionalità “Disegna tabella” nella scheda contestuale “Progettazione” del set “Strumenti Tabelle”.

Dall’interno di una cella col tasto TAB si passa alla successiva, con la combinazione di tasti SHIFT/TAB, alla precedente.  In alternativa si possono usare le frecce direzionali. Nell’ultima cella, col tasto TAB, si andrà a creare una nuova riga.

Prima di eseguire delle azioni sulle righe o tabelle è necessario selezionarle. Nello strumento “Selezione” della scheda contestuale “Layout” sono disponibili i comandi “Seleziona tabella”, “Seleziona colonna” o “Seleziona riga” in modo da selezionare gli elementi citati rispetto alla posizione del punto d’inserimento.

In alternativa è possibile portare al puntatore del mouse sopra una colonna o a sinistra di una riga, fino all’apparire di una freccia nera e fare “Clic”. Dopo la prima selezione per trascinamento si possono selezionare più righe o colonne contemporaneamente.  Si possono inserire nuove righe o colonne alla tabella corrente. Le nuove righe si possono inserire sopra o sotto la riga corrente e le nuove colonne a destra o a sinistra della colonna corrente. Per inserire più righe o colonne, selezionare lo stesso numero di righe o colonne desiderate, prima di effettuare l’inserimento.

Nel caso si siano create delle righe o colonne in eccesso, queste si possono eliminare.  L’eliminazione avviene anche in presenza di un contenuto. Quando una tabella viene creata tutte le colonne hanno la medesima larghezza che può essere modificata se necessario.

Il modo più veloce di modificare la larghezza è quello di trascinarne il bordo. La variazione della larghezza di una colonna ha conseguenze solo sulla colonna alla sua destra.  Se invece si tratta dell’ultima colonna, allora, la larghezza totale della tabella varierà. L’altezza delle righe si adatta automaticamente alla dimensione del carattere e al numero di righe di testo.

Per incrementare lo spazio vuoto sopra o sotto il testo in una riga nella tabella, si può adattarne l’altezza trascinandone il bordo.

Col metodo del trascinamento si può variare l’altezza di una sola riga alla volta.

 

[Presentation 5]. Testi in una presentazione.

Powerpoint

Un presentazione è un documento che richiede un contenuto sintetico e puntualizzato. L’applicazione, infatti, non prevede che il testo scorra da una diapositiva ad un’altra. L’attenzione del pubblico dovrà focalizzarsi sui punti rilevanti degli argomenti trattati. Sarà poi il relatore ad approfondire quanto basta e senza perdere l’attenzione di chi ascolta. L’utilizzo di elenchi puntati o numerati è frequente in una presentazione. In questo modo un argomento può essere riassunto in modo rapido e conciso, quindi chiaro.

Quando si redige una presentazione, la modalità più comoda di lavoro è la scheda “Struttura” della visualizzazione “Normale”. In questo modo ci si può dedicare al contenuto e alla struttura gerarchica degli argomenti. Premendo il tasto INVIO si ottiene un altro testo di pari livello.  Premendo la combinazione di tasti SHIFT+TAB, il testo digitato si alza di un livello. Per abbassare di un livello il testo desiderato, bisogna premere il tasto TAB. L’inserimento e la modifica del testo sono possibili direttamente nella diapositiva interessata.

In questo caso prima di digitare il testo è necessario cliccare sul segnaposto interessato. L’anteprima della diapositiva corrispondente rifletterà le modifiche apportate.

Come per l’inserimento, la modifica del testo è attuabile nelle modalità di visualizzazione “Normale” e “Struttura”. Se si vuole modificare completamente il testo, è possibile selezionarlo e digitare il testo che lo deve sostituire, senza la necessità di doverlo cancellare. Se si ha la necessità di intervenire solo su alcuni caratteri, è opportuno posizionare correttamente il punto d’inserimento, cancellare i caratteri sbagliati e digitare quelli corretti.

Con Powerpoint è possibile copiare o spostare testo all’interno della stessa presentazione o tra presentazioni diverse. Se si vuole inserire lo stesso testo anche in un’altra posizione, si ricorre ai comandi di “Copia” e “Incolla”. Quando si deve spostare un testo, lo si rimuove dalla posizione attuale e lo si colloca in una nuova.

Questa operazione è  favorita dai comandi “Taglia” e “Incolla”. Si possono usare i comandi “Copia” o “Taglia” e “Incolla” anche fra presentazioni diverse che però devono essere aperte. Se si copia del testo in presentazioni che adottano schemi diversi, il testo incollato assumerà la formattazione della presentazione ricevente. Lo Smart Tag “Opzioni incolla”, permette di mantenere la formattazione originale. Si può eliminare da una diapositiva, qualsiasi oggetto selezionato. Un titolo, una porzione di testo, un intero segnaposto, selezionando l’oggetto da eliminare e premendo il tasto CANC.

Selezionando un segnaposto, l’intero contenuto dello stesso verrà eliminato. Se si seleziona, invece, del testo all’interno del segnaposto, solo il testo all’interno del segnaposto, solo il testo selezionato sarà eliminato. La funzionalità “Annulla” consente di ripristinare la situazione esistente prima dell’ultimo comando eseguito. Annullando consecutivamente più volte il lavoro svolto, si annullano tutti i comandi effettuati. Con la funzionalità “Annulla” si rende disponibile quella “Ripristina”. Questi comandi si trovano sulla barra di accesso rapido.

[Presentation 4]. Visualizzazione e sviluppo di una presentazione.

Powerpoint

Powerpoint offre diverse opportunità di visualizzazione della presentazione: normale, sequenza diapositive, pagina note, pr esentazione. Per passare da una modalità all’altra si può usare il gruppo “Visualizzazioni presentazione” nella scheda “Visualizza” della barra multifunzione, oppure con i pulsanti alla destra nella barra di stato.

La visualizzazione predefinita di Powerpoint è la visualizzazione normale. Si può cambiare tipo di visualizzazione predefinita  andando sulla scheda “File”, “Opzioni di Powerpoint” e “Impostazioni avanzate”. Nel gruppo “Visualizzazione” selezionare la visualizzazione desiderata da impostare come predefinita nell’elenco “Apri tutti i documenti con questa visualizzazione”. Quindi cliccare su “OK”.

In “Visualizzazione normale” l’attenzione è focalizzata principalmente sulla diapositiva che occupa gran parte dell’area di visualizzazione. L’area delle note occupa la parte inferiore della finestra. Essa consente di scrivere brevi informazioni sulla diapositiva, utili al relatore della presentazione.

Se si vuole utilizzare l’area note come un normale foglio bianco, bisogna passare in “Visualizza”, “Pagina note”. L’area di sinistra è occupata dal riquadro di struttura e contiene le schede “Diapositive” e “Struttura”. Nella scheda “Diapositive” sono visualizzate in miniatura le diapositive della presentazione.

Nella scheda “Struttura” è visualizzato esclusivamente il testo principale organizzato in livelli gerarchici. Il riquadro “Struttura” si può chiudere così da lasciare maggiore spazio al riquadro “Diapositiva”.

Quando si visualizza la scheda “Struttura” si può iniziare a scrivere il contenuto della diapositiva, focalizzandosi sul testo e non sugli aspetti grafici o tipografici. Il testo diapositiva è visualizzato in forma di “Struttura” e può essere variato di livello gerarchico fino a creare nuove diapositive. Con il tasto TAB si abbassa il livello del testo, la combinazione di tasti Shift+TAB lo alza.

La visualizzazione “Sequenza diapositive” presenta le diapositive come anteprime, tuttavia usando l’intera finestra a disposizione. Questa modalità di visualizzazione permette la riorganizzazione delle diapositive che possono essere trascinate in una nuova posizione, duplicate o eliminate. La visualizzazione “Pagina note” accessibile dalla scheda “Visualizza”, “Pagina note”, mostra una alla volta tutte le diapositive con le rispettive note. Le note possono essere stampate e usate durante la presentazione. La visualizzazione “Presentazione” occupa tutto lo schermo e mostra la presentazione per come verrà vista dal pubblico.

Il tasto F5 avvia la presentazione dalla prima diapositiva. In “Visualizzazione presentazione” si può avanzare nella presentazione con il tasto INVIO. Per terminare la presentazione e tornare alla visualizzazione precedente premere il tasto ESC. Qui è possibile verificare come appariranno immagini, disegni, grafici, nonché gli effetti di transizione ed animazione. Premendo il pulsante “Presentazione” sulla barra di stato, si avvia la presentazione, a partire dalla diapositiva corrente.

La “Visualizzazione di lettura”, sempre nella scheda “Visualizza”, consente di eseguire la presentazione non per il pubblico, ma per un utente che visualizza la presentazione sul proprio PC.

In questa modalità vi sono a disposizione controlli semplici che permettono la revisione della presentazione. Si può sempre passare da una visualizzazione ad un’altra, se si vuole modificare la presentazione.

Quando si prepara una presentazione è fondamentale focalizzarsi sul contenuto che dev’essere chiaro e conciso. Il titolo di una diapositiva è importantissimo. Essenziale è che ogni diapositiva abbia un titolo diverso e centrato sull’argomento trattato. Questo fa si che il pubblico ne sia catturato.  Per l’utente, inoltre, è più semplice muoversi nella presentazione, per esempio individuando direttamente il punto dove si vuole intervenire.

[Presentation 3]. Modifica delle impostazioni.

Powerpoint

In ogni nuova presentazione, Powerpoint imposta le proprietà autore in base all’impostazione del nome utente visualizzato nella finestra di dialogo “Opzioni di Powerpoint” della scheda “File”. Si devono modificare queste proprietà nel caso in cui il loro valore non sia più conforme con i dati dell’utilizzatore del programma, ad esempio quando è cambiato l’utilizzatore del PC.

Tra le altre cose che si possono modificare nella finestra di dialogo “Opzioni di Powerpoint”, comando “Generale, “Opzioni interfaccia utente”, “Mostra barra di formattazione rapida quando si seleziona testo” e “Attiva anteprima in tempo reale”. Quando si selezionano “Apri” o “Salva con nome” della scheda “File” la finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per questa funzione.

Powerpoint per default utilizza la cartella Documenti. Se si vuole cambiare questa impostazione si può definire che per default i file vengono salvati in una cartella differente. Si deve allora modificare il percorso di “Salvataggio” delle “Opzioni di Powerpoint”.