[Spreadsheet 9]. Uso delle funzioni.

Excel

Excel dispone di centinaia di funzioni che consentono la velocizzazione dei calcoli nei fogli di lavoro. Le funzioni semplificano e riducono la stesura delle formule eseguendo con un solo comando calcoli lunghi e complessi.

I valori usati dalle funzioni per eseguire i calcoli, sono chiamati argomenti. La sintassi include il nome della funzione e gli argomenti necessari nell’ordine appropriato. Tra le funzioni c’è quella di “SOMMA”, usata per calcolare il totale dei valori contenuti in un insieme di celle.

La funzione facilita la definizione degli operandi quando si deve sommare il contenuto di un insieme di celle in quanto richiede la sola definizione della cella iniziale e finale dell’insieme.  La funzione facilita la definizione degli operandi quando si deve sommare il contenuto di un insieme di celle in quanto richiede la sola definizione della cella iniziale e finale dell’insieme. Se devo sommare i valori presenti in tutte le celle dell’intervallo che va tra E2 e E5 devo scrivere =somma(E2:E5) risparmiandomi di scrivere =E2+E3+E4+E5. Da notare che l’intervallo di celle adiacenti è separato dal “:” mentre quello tra celle non adiacenti dal “;”.

Essendo la funzione di somma tra le più usate, Excel ne rende facile l’uso attraverso lo strumento “somma automatica” presente in alto a sinistra della barra multifunzione nella scheda “Formule”. Lo strumento “somma automatica” è duplicato anche nel gruppo “Modifica” della scheda “Home”.

Questo strumento inserisce automaticamente nella cella attiva del foglio di lavoro tale funzione, senza doverla neanche scrivere. Excel propone la soluzione di un insieme di celle, senza che ciò sia vincolante.

Si può modificare la proposta, semplicemente modificando la selezione delle celle desiderate.

Selezionando una cella di fine riga e cliccando su “somma automatica”, saranno selezionati i valori di quella riga . Se si seleziona, invece, la cella di fine colonna e si clicca sullo strumento “somma automatica”, verranno selezionati i valori delle celle soprastanti. Lo strumento “somma automatica” come già detto, velocizza la stesura di operazioni con molti operandi.

L’elenco e discesa accanto al pulsante, oltre alla somma permette l’utilizzo di altre funzioni quali “media”, “max”, “min”, “contanumeri”. Anche queste funzioni sono introdotte con la stessa tecnica di “somma automatica”.

Esempio:

  • Somma: =Somma(A1:A20), somma i valori contenuti nell’insieme di celle selezionato
  • Media: =Media(A1:A20), calcola il valore medio di un insieme di celle. Le celle vuote non saranno incluse nel calcolo della media, quelle con valore 0 invece si.
  • Max: =Max(A1:A20), fornisce il valore maggiore dell’insieme
  • Min: =Min(A1:A20), fornisce il valore minimo dell’insieme
  • Conta.Numeri:  = Contas.numeri(A1:A20), fornisce il numero di celle che contengono dei numeri

 

[Spreadsheet 8]. Utilizzo delle formule aritmetiche.

Excel

Le formule sono espressioni che eseguono calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule di solito si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e su di un appropriato operatore matematico.  Possono anche contenere altri elementi, come costanti e funzioni.

Ecco una tabella esplicativa:

  • Riferimento: coordinata o coppia di coordinate che identifica la posizione di una o più celle nel foglio di lavoro. Il riferimento alla cella situata all’intersezione della colonna D con la riga 4 è D4. Scrivere due coordinate separate dal simbolo (:) due punti, definisce l’intervallo compreso tra le due celle citate, per esempio A1:B4 identifica 8 celle.
  • Operatore: segno o simbolo che specifica il tipo di calcolo da eseguire in un’espressione. Ci sono gli operatori matematici (+, -, *, /, ^ [<– operatore AND]), di confronto (=, >, <, <>), di concatenazione (&) e di riferimento (“:”, “;”, “spazio”). L’ordine delle precedenze nell’esecuzione degli operatori è il seguente: parentesi, esponenziale, moltiplicazione e divisione, addizione e sottrazione. Esempio: il risultato di 2+3*4 è 14, quello di (2+5)*3 è 21. Quando le formule presentano moltiplicazioni e divisioni o somme e sottrazioni, gli operatori sarano presi in considerazione da sinistra verso destra secondo l’ordine in cui vengono espressi nella formula stessa.
  • Costante: valore non calcolato che perciò non varia. Per esempio, il numero 210 e il testo “Entrate mensili” sono delle costanti. Quindi, la formula =2+3*4 usa solo costanti.
  • Funzione: formula predefinita che accetta uno o più valori. Le funzioni semplificano e abbreviano le formule in un foglio di lavoro, in particolare se si eseguono calcoli lunghi e complessi.  Ad esempio, =MEDIA (B2:H2) calcola la media dei valori compresi nell’intervallo di celle da B2 ad H2.

Le formule vanno scritte nelle celle che devono contenere il risultato. Una formula deve sempre iniziare col segno uguale per evitare che Excel la interpreti come testo, dato che l’indirizzo delle celle inizia sempre con una lettera. Una volta digitato l’uguale, il foglio di lavoro è pronto per l’identificazione del primo indirizzo di cella. Perciò, se necessario si procede alla digitazione della restante parte della formula.

Dopo la stesura della formula, con il tasto “INVIO” si ottiene la visualizzazione del risultato. Esempio: per sommare i risultati delle celle E3 E4 ed E5, la formula sarà; =D3+D4+D5.

Visto che le formule utilizzano l’indirizzo delle celle, esse calcoleranno automaticamente il risultato al variare del valore di una delle celle referenziate.

Excel 2010, come i predecessori, è in grado di correggere i più comuni errori di digitazione delle formule. Quando Excel s’imbatte in un errore che può essere corretto, fa apparire un messaggio informativo che contiene la soluzione proposta. Ad esempio, se una formula viene digitata =B3+B4+, Excel proporrà la formula =B3+B4.

Nell’individuazione dell’errore nella formula bisogna accettare la correzione proposta, oppure correggere da soli l’errore.

Quando la cella di partenza contiene una formula, trascinando il quadratino di riempimento si ottieme la duplicazione della formula, con l’aggiornamento automatico dei riferimenti di cella originali, sulla base della posizione della cella di destinazione.

Si potrebbe perciò dire che la copiatura della formula copia la regola utilizzata dalla formula.

 

 

[Spreadsheet 7]. Gestione dei fogli di lavoro.

Excel

Le cartelle di lavoro possono contenere più fogli di lavoro. Gestire fogli di lavoro multipli può essere una soluzione conveniente per gestire informazioni correlate nella stessa cartella di lavoro.

Ad esempio possiamo introdurre le date di vendita per ogni singolo mese o trimestre, per regioni specifiche in differenti fogli di lavoro.

Si possono anche creare fogli di lavoro di riepilogo che attingono le informazioni dai diversi fogli che costituiscono la cartella di lavoro.

Il foglio di lavoro attivo è quello visualizzato. Si può visualizzare un foglio di lavoro cliccando sulla sua linguetta.

Le linguette visibili nella finestra della cartella di lavoro, dipendono dalla lunghezza dei nomi delle stesse e dalla lunghezza della barra di scorrimento orizzontale. Per visualizzare tutte le linguette è possibile usare i pulsanti di scorrimento. Si può anche visualizzare un foglio di lavoro facendo clic col tasto destro del mouse su uno dei pulsanti di scorrimento, andando poi a selezionare dall’elenco che appare, il foglio desiderato.

Una nuova cartella di lavoro viene creata con 3 fogli di lavoro standard. Questo è un elemento di personalizzazione nelle opzioni di Excel.

Il nome del foglio di lavoro compare sopra la barra di stato  sotto forma di linguetta, detta anche Scheda.

Il nome implicito è “Foglio” seguito da un numero. Si può cambiare il nome, cliccando sulla linguetta, digitando il nuovo nome e confermando col tasto “Invio”.  Risulta meglio rinominare i fogli di lavoro per renderne più facile l’identificazione delle informazioni che contengono.

Dovendo organizzare una tabella per la contabilità generale di una piccola azienda, sarà più semplice ritrovare la situazione economica su un foglio chiamato “Costi” e uno chiamato “Ricavi”, piuttosto che attraverso nomi generici come “Foglio 1” e “Foglio 2”.

In una cartella di lavoro si possono aggiungere o eliminare dei fogli di lavoro.

I menù “Inserisci” ed “Elimina” sono disponibili nei menù contestuali delle linguette dei fogli di lavoro. I nuovi fogli vengono inseriti alla sinistra del foglio corrente, col nome implicito “Foglio n”, potendo nel caso essere rinominati.

Se si elimina un foglio di lavoro, bisogna sapere che i dati verranno persi irrimediabilmente. Non si può usare lo strumento “Annulla” se non rinunciando a salvare la cartella di lavoro alla chiusura del file.

Un foglio di lavoro può essere spostato o copiato, col relativo contenuto, in un’altra posizione. Per spostare un foglio è necessario trascinarne la linguetta nella posizione desiderata.  Di conseguenza verrà trovata un’adeguata distribuzione dei fogli nella cartella.

Per copiare un foglio bisogna tenere premuto il tasto CTRL e trascinare la linguetta nella posizione di destinazione. Questo permette di riproporre la medesima struttura del foglio di partenza.

Il nuovo foglio di lavoro sarà con lo stesso nome del foglio originale più un numero sequenziale.

Con lo strumento “Formato” della Scheda “Home” è possibile spostare  o copiare un foglio di lavoro ed il suo contenuto anche in altre cartelle di lavoro esistenti, purché attive.

Se invece si sposta o si copia un foglio in una nuova cartella, questa verrà creata in automatico dal programma.

Se si vuol fare una copia del foglio attivo, bisogna ricordarsi di spuntare la opzione “Crea una copia” nella finestra di dialogo “Sposta o copia”.

[Spreadsheet 6]. Gestione di righe e colonne.

Excel

La selezione interessa, oltre alle celle, anche le colonne e le righe. Per selezionare una riga o una colonna intera occorre fare clic sulla sua intestazione.

Selezionare una riga vuol dire selezionare le 16384 celle che la compongono, dalla colonna A alla colonna XFD.

Selezionare una colonna vuol dire selezionare tutte le sue celle dalla numero 1 alla numero 1048576.

Quando una riga o una colonna sono selezionate, ogni cella della colonna o della riga è evidenziata, eccezion fatta per la prima cella che è la cella attiva.

L’insieme di righe e colonne può essere selezionato per eseguire comandi di formattazione, per cambiare la larghezza di una o più colonne, oppure l’altezza di una o più righe, per nascondere colonne o righe, per inserire o eliminare colonne o righe.

Per selezionare più righe adiacenti occorre trascinare la selezione sui numeri di riga e, a selezione avvenuta, rilasciare il pulsante del mouse.

Lo stesso procedimento si può effettuare sulle intestazioni di colonna. In alternativa si possono selezionare righe e colonne adiacenti facendo clic sulla prima colonna o riga e poi sull’ultima colonna o riga premendo il tasto SHIFT durante la seconda selezione.

Per selezionare un gruppo di righe o colonne non adiacenti occorre cliccare sulla prima riga o colonna desiderata, quindi, tenendo premuto il tasto CTRL selezionare ogni altra riga o colonna da includere. A selezione avvenuta rilasciare il tasto CTRL e poi il tasto del mouse.

In un foglio di lavoro è possibile inserire nuove colonne e nuove righe per aggiungere informazioni o al fine di creare divisioni logiche tra i fogli di lavoro stesso. Le colonne vengono inserite alla sinistra della colonna selezionata. Prima di inserire una nuova colonna Excel sposta in automatico a destra la colonna selezionata, inserendo al suo posto una colonna vuota.

Selezionando più colonne, Excel inserirà lo stesso numero di nuove colonne nel foglio di lavoro.  Le righe sono inserite sopra la riga selezionata. Prima di inserire una nuova riga Excel sposta in automatico in basso la riga selezionata, inserendovi una riga vuota. Se si selezionano più righe, Excel in automatico inserirà lo stesso numero di righe vuote nel foglio di lavoro. Visto che l’inserimento di nuove righe o colonne riguarda tutto il foglio di lavoro, bisogna verificare che l’inserimento della nuova colonna o riga, non crei effetti indesiderati.

Quando delle righe o delle colonne non sono più necessarie, si possono eliminare. L’eliminazione causerà la cancellazione di tutti i dati contenuti, siano essi visibili oppure no.

Prima di procedere con l’eliminazione di una colonna o di una riga è meglio controllare non contengano dati nascosti che non si devono eliminare. Se, per sbaglio, si eliminano una colonna o una riga, si può usare lo strumento”Annulla” per ripristinare la situazione originale.

In ogni cartella di lavoro, la larghezza delle colonne è dimensionata sul valore implicito che è approssimativamente di 8 caratteri. Per intervenire sulla dimensione delle colonne, incrementandola e decrementandola, per ridimensionamento dei caratteri o per ridurre la dimensione dell’area stampabile. Per ridimensionare la larghezza della colonna non è necessario selezionarla, basta posizionarsi alla destra dell’intestazione e trascinarla verso destra per aumentarne le dimensioni o verso sinistra per ridurle.

Quando si attua l’incremento o il decremento della larghezza della colonna, la dimensione corrente è visualizzata in un suggerimento a schermo sulla destra della colonna oggetto del ridimensionamento. In un foglio di lavoro l’altezza delle righe assume automaticamente l’altezza del carattere più grande contenuto nella riga.

L’altezza standard di una riga  è 15 punti, ma può essere aumentata o diminuita posizionando il puntatore del mouse sulla linea inferiore dell’intestazione di riga della riga desiderata e trascinando la linea di separazione di riga verso l’alto per diminuire o verso il basso per aumentare l’altezza della riga. Durante queste operazioni il nuovo valore viene visualizzato nel suggerimento a schermo, al di là sopra della riga oggetto di ridimensionamento.

Si può anche ridimensionare in modo automatico la larghezza della colonna sulla base del contenuto della cella con maggiore larghezza, oppure ridimensionare l’altezza della riga se questa è stata variata manualmente, attraverso la funzionalità “Adattamento automatico”. Per adattare in automatico una colonna o una riga bisogna posizionare il puntatore del mouse sulla linea destra dell’intestazione di colonna o sulla linea inferiore della riga desiderata facendo doppio clic con il mouse.

Le dimensioni dei dati contenuti in un foglio di lavoro, spesso, eccedono le dimensioni della finestra, anche con un valore di zoom molto piccolo. Per risolvere il problema si possono bloccare i riquadri a livello dell’intestazione dei fogli di lavoro.

Dalla scheda “Visualizza”, comando “Blocca riquadri”, si impedisce così alle righe e alle colonne interessate di uscire dalla visualizzazione durante lo scorrimento del foglio di lavoro. Il blocco dei riquadri è evidenziato da una linea sotto la riga e alla destra della colonna interessata. Il comando “Sblocca riquadri” elimina i riquadri ripristinando lo scorrimento normale del foglio. Le intestazioni di riga e colonna non saranno più permanenti scorrendo sul video con le restanti informazioni.

[Spreadsheet 5]. Modifica, ricerca e ordinamento dei dati.

Excel

Quando si compone un foglio di lavoro può essere necessario duplicare alcune informazioni presenti nelle celle. Per velocizzare l’operazione è possibile copiare il contenuto di una cella in un’altra. Lo strumento “Copia” in alto a sinistra nella barra multifunzione permette la copia del contenuto delle celle selezionate sia negli appunti di sistema (area di memorizzazione di Windows), sia negli appunti di Office (area di memorizzazione disponibile solo tra le applicazioni Office).

Lo strumento “Incolla”, sempre in alto a sinistra della barra multifunzione, copia i contenuti dei soli appunti di sistema nella selezione corrente.

Un evidenziatore lampeggiante rimane intorno all’intervallo copiato, anche alla conclusione dell’operazione “Incolla”. Ciò consente di sapere quali celle sono state copiate, mantenendo l’informazione negli appunti di sistema.

In ogni operazione “Incolla”, Excel visualizza lo “smart tag” “Opzioni incolla” che permette di selezionare opzioni relative  all’operazione appena effettuata. Occorre premere il tasto “ESC” per togliere l’evidenziatore lampeggiante.

Per Excel l’operazione “Incolla” coincide esattamente con l’intervallo selezionato. Ad esempio se l’intervallo selezionato è di 7 celle, Excel assume che lo spazio di destinazione per l’operazione “Incolla”  sia di 7 celle. Perciò è sufficiente posizionare la cella attiva sulla prima cella in alto a sinistra dell’area di destinazione per designare l’intervallo da incollare.

Se si deve copiare una sola cella e si selezionano più celle di destinazione, il contenuto verrà copiato in tutte le celle selezionate.

S può anche spostare il contenuto di una o più celle da una zona all’altra del foglio di lavoro utilizzando gli strumenti “Taglia” e “Incolla”. Lo strumento “Taglia” taglia il contenuto delle celle per l’intervallo selezionato e lo posiziona sia negli appunti di sistema che negli appunti di Office.

Lo strumento “Incolla” prende i contenuti solo dagli appunti di sistema e li incolla sul foglio di lavoro. Il contenuto delle celle per l’intervallo definito dall’operazione “Taglia” sarà cancellato dal foglio di lavoro.

Il riquadro “Attività appunti” viene visualizzato automaticamente quando 2 elementi sono tagliati o copiati ed in esso sono visualizzati gli appunti di Office.

Il riquadro “Attività appunti” può contenere fino a 24 elementi visualizzati in chiaro (testo o grafica) con associata l’icona del comando da cui provengono.

Facendo clic direttamente sull’icona, l’elemento corrispondente viene incollato sulla cella attiva e subito sotto viene visualizzata la “smart tag” “Opzioni incolla” (l’iconcina in basso a destra).

Si può incollare un elemento per volta o utilizzare lo strumento “Incolla tutto” per incollare tutti gli elementi contemporaneamente.

Gli elementi contenuti nel riquadro “Attività appunti” possono essere rimossi dopo una particolare sequenza  di “Taglia”, “Copia” e “Incolla”, utilizzando lo strumento “Cancella tutto”.

Il contenuto del riquadro “Attività appunti” viene eliminato alla chiusura dell’ultima applicazione attiva di Office.

Si può usare il mouse per spostare o copiare i dati contenuti nel foglio di lavoro.

Questa tecnica differisce dai comandi classici per il fatto che i dati non sono salvati negli appunti e che le celle da spostare o copiare devono essere vicine. Per spostare il contenuto di un intervallo di celle occorre selezionare l’intervallo che si vuole spostare. Bisogna posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato fino a quando il mouse non assume la forma di una freccia bianca a cui è associata una freccia a 4 punte.

Infine, col pulsante sinistro del mouse premuto, trascinare l’insieme fino alla posizione desiderata.

Per copiare il contenuto di un intervallo di celle bisogna selezionare l’intervallo che si vuole copiare, quindi posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato e tenendo premuto il tasto “CTRL”, stando attenti che il puntatore del mouse assuma una forma di freccia bianca con un “+” nero, trascinare la selezione nella posizione desiderata.

In Excel si può utilizzare l’opzione “Riempimento automatico” per copiare o incrementare i dati contenuti in 1 o più celle. Alla selezione di 1 o più celle , all’angolo in basso a destra compare un piccolo quadrato che si chiama “quadratino di riempimento”.

Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino, il cursore cambia aspetto e diventa un segno “+” di colore nero. In questa situazione, premendo il pulsante sinistro e trascinando la selezione fino all’ultima cella desiderata, si otterrà il riempimento automatico della selezione sulla base delle informazioni contenute nella/nelle celle iniziali.

Se nella cella iniziale si trova una serie standard (mesi, giorni della settimana o una data) verrà riprodotta la sequenza, altrimenti verranno duplicati i valori iniziali.