[Spreadsheet 4]. Gestione delle celle di un foglio di lavoro.

Excel

Quando si apre Excel ci si presenta un foglio di lavoro vuoto. La posizione della cella attiva è evidenziata dal suo bordo in grassetto. Quando si apre un nuovo documento di lavoro, la prima cella attiva è quella in alto a sinistra.  Inserendo delle informazioni, queste andranno inserite nella cella attiva.

Col mouse o la tastiera è possibile selezionare qualsiasi cella rendendola attiva. Col mouse basta posizionarsi dove si vuole attivare la cella; con la tastiera si usano i tasti direzionali per raggiungere la nuova cella.

In Excel il termine “testo” significa una qualsiasi combinazione di lettere o lettere e numeri. Tuttavia, è sempre meglio assicurarsi, prima di iniziare a scrivere, che la cella in cui si è posizionati sia attiva.

Il testo che si digita inizia sempre a sinistra nella cella; se il testo eccede la lunghezza della cella, la parte eccedente viene scritta sulla cella successiva. Alla fine della digitazione, premendo “Invio”  il puntatore si posizionerà sulla cella sottostante.

Se scriviamo qualcosa sulla cella adiacente la prima, questo testo si sovrapporrà a quello precedente e apparirà – perciò – troncato. Sebbene una cella possa contenere fino a 32767 caratteri, è bene che nella creazione di elenchi ogni cella contenga un solo dato.

Se creiamo una colonna “Nominativo”, in un foglio Excel, non possiamo ordinare i dati per cognome, ma se suddividiamo il campo “Nominativo” in due colonne, “Nome” e “Cognome” allora il problema trova soluzione. In Excel, inoltre, è molto più semplice combinare due celle in un singolo valore, piuttosto che spezzare la cella in uno dei suoi componenti.

Per essere definita numerica, una cella deve contenere solo numeri.  Se un numero, nella sua parte finale dopo la virgola, contiene lo 0, questo verrà omesso. Ad esempio:

  • 125,50 verrà visualizzato 125,5 .

I numeri possono essere:

  • indipendenti, oppure
  • usati per calcolare altri valori

In un foglio di lavoro si possono inserire date. Excel considera le date come numeri a tutti gli effetti così da poterle usare nei calcoli e per determinare le scadenze. Inserendo una data nel foglio di Excel, quest’ultimo la formatta come tale e memorizza il numero seriale che la rappresenta.

Ogni singolo giorno viene descritto da una valore “data seriale” la cui numerazione inizia da 1, cioè 1/1/1900. Quando si inserisce una data in una cella, Excel la registra come un valore seriale che rappresenta il numero di giorni trascorsi dal 1/1/1900. In tal senso, la data 15/4/2007 è rappresentata dal valore seriale 39187 che è il numero di giorni intercorsi tra la data d’inizio, 1/1/1900 e il 15/4/2007.

Nonostante Excel registri una data come valore seriale, essa non deve – necessariamente – essere inserita in questo modo. Sarà sufficiente inserirla usando come separatore il simbolo “/”.

Ci sono casi in cui è necessario selezionare tutte le celle per applicarvi un unico comando. Un gruppo di celle selezionato è detto “intervallo” o “range”. Un intervallo di celle può essere formato da celle adiacenti o non adiacenti.

Un intervallo selezionato è evidenziato da un bordo in grassetto con tutte le celle ombreggiate ad eccezione della cella attiva. In un foglio di lavoro si possono selezionare da 1 a miliardi di celle.

Per selezionare un piccolo intervallo, occorre tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dalla prima all’ultima cella. A selezione avvenuta si può rilasciare il pulsante del mouse. In alternativa, utilizzando la tastiera, bisogna fare clic sulla prima cella dell’intervallo, premere i tasti di direzione tenendo premuto il tasto “Shift” per estendere la selezione.

Per selezionare una porzione estesa di celle, occorre fare clic sulla prima cella dell’intervallo, quindi premendo il tasto “Shift” cliccare sull’ultima cella dell’intervallo desiderato.

Infine, per selezionare tutte le celle dell’intervallo, bisogna cliccare sul pulsante “Seleziona tutto”, rappresentato dal punto di intersezione fra righe e colonne in alto a sinistra del foglio.

Si può selezionare un intervallo di celle non adiacenti, usando il mouse in combinazione col tasto “CTRL”. Questo è un metodo utile per selezionare diversi insiemi di celle cui applicare i medesimi comandi.

La selezione di insiemi non adiacenti comporta l’uso congiunto di mouse e tastiera.

[Spreadsheet 3]. Modifica delle impostazioni.

Excel

Quando si crea una nuova cartella di lavoro, Excel imposta la proprietà “Autore” in base all’impostazione “Nome utente” usato nella finestra di dialogo “Opzioni” della scheda “File”.

L’impostazione del nome utente è usata anche per identificare la persona che inserisce o commenta dei dati in un processo di revisione.

La sezione “Generale” delle “Opzioni di Excel” contiene anche l’opzione necessaria a cambiare il nome utente, nonché altre personalizzazioni come il numero di fogli da inserire nella nuova cartella oppure dimensione e tipo del carattere predefinito.

Usando il comando “Apri” o “Salva con nome”, la finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per la funzione che di solito è la cartella “Documenti”. Se si vuole salvare i propri file in una cartella diversa, si può cambiare il percorso della cartella predefinita, così da evitare di sfogliare sempre tutto il file system.

In “Salvataggio” delle opzioni di Excel, c’è l’opzione necessaria (“Percorso predefinito”) a cambiare il percorso di salvataggio dei file.

Microsoft Excel, come altri software, mette a disposizione una guida in linea attraverso la quale è possibile ricercare informazioni e approfondimenti in merito al funzionamento dell’applicazione.

La guida può essere richiamata in due modi:

  • col pulsante in alto a destra della barra multifunzione rappresentante un punto di domanda
  • col tasto-funzione F1

Nella finestra “Guida di Excel” è possibile digitare una domanda nella barra “Cerca”, della parte superiore della finestra stessa, oppure accedere al sommario della guida sotto forma di un’icona rappresentante un libro, nella parte superiore della finestra.

Gli altri controlli nella parte superiore della guida sono simili a quelli presenti in un browser web: avanti, indietro, interrompi, aggiorna, home, eccetera. Il sommario elenca i capitoli della guida; ogni capitolo è rappresentato dall’icona di un libro; cliccandoci sopra l’icona diventa un libro aperto e si presentano gli argomenti collegati.

Le icone a libro chiuso stanno a significare che possiedono argomenti addizionali. L’argomento finale è rappresentato da un’icona raffigurante un punto di domanda e basta cliccarci sopra per visionarne i contenuti.

Le finestre di visualizzazione e del sommario sono separate e può esser chiusa sia dal suo pulsante di chiusura “X” che dal pulsante “Sommario”, cioè dal libro – in questo caso – aperto.

La ricerca libera della guida permette di cercare aiuto senza dover sfogliare il sommario, digitando la parola o l’argomento desiderati, premendo poi “Invio” o il pulsante “Cerca”.

Le celle possono essere adattate alle esigenze correnti in modo da ingrandire, ridurre, ottimizzare la visualizzazione di un intervallo selezionato o porzione del foglio di lavoro.

La modifica della visualizzazione non ha alcun effetto sulla stampa del documento, essendo solo un attributo di presentazione.

Ingrandimenti e riduzioni delle visualizzazioni si effettuano attraverso la funzionalità di zoom.

Il valore implicito d’ingrandimento è il 100%. La dimensione della visualizzazione è direttamente proporzionale alla percentuale che la rappresenta.

Per modificare la percentuale di zoom selezionare la scheda “Visualizza”, dal gruppo “Zoom” fare clic sullo strumento “Zoom” che apre la corrispondente finestra di dialogo. Ricordate, inoltre, che esiste un dispositivo di zoom all’estrema destra della barra di stato che va trascinato oppure cliccato sopra i simboli + e – a seconda che si voglia ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione.

[Spreadsheet 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Excel

In Excel le informazioni sono organizzate in cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta nella sessione, assume il nome “Cartel 1”. Il nome di una cartella non può avere più di 31 caratteri.

Una cartella di lavoro è una collezione di singoli fogli di lavoro. Ognuno di essi ha un nome e, questo nome, è visibile nelle linguette in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono: Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3.

Excel 2010, come già aveva fatto la versione 2007, ha ingrandito di molto le dimensioni del foglio di lavoro. La precedente versione del 2003 era limitata ad una griglia di 256 colonne e da 65536 righe. Le dimensioni attuali sono di 16384 colonne e 1048576 righe.

Le prime colonne sono etichettate da A fino a Z; seguono colonne etichettate da AA ad AZ. Abbiamo poi colonne etichettate da BA fino all’ultima  colonna etichettata XFD.

Le righe sono numerate in maniera sequenziale dall’alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 fino al numero 1048576.

L’intersezione di una riga con una colonna è chiamata cella e costituisce l’unità di base del foglio di lavoro. Le celle servono a memorizzare i dati. Ogni cella ha il proprio indirizzo. L’indirizzo della cella è formato dalla lettera della colonna e dal numero della riga.

La cella corrente è il luogo dove si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella casella “Nome” posizionata all’estrema sinistra sulla barra della formula.

All’avvio Excel fornisce una cartella di lavoro vuota. Se si desidera, invece, aprire o modificare una cartella di lavoro esistente, la si deve aprire. Non è necessario ricordarsi il nome del file. Dalla finestra di backstage, “File”, è possibile accedere alla finestra di dialogo “Apri” che mostra l’elenco dei file e delle cartelle memorizzati nel percorso corrente. Quindi si può selezionare dall’elenco il file o i file che si desidera aprire.

Quando ci sono più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente, si può passare da una all’altra cartella attraverso lo strumento “Cambia finestra” dello strumento “Finestra” della scheda “Visualizza”.

Quando si vuole aprire una nuova cartella di lavoro, bisogna selezionare la scheda “File” e il comando “Nuovo”. Compariranno una serie di modelli, tra cui la “Cartella di lavoro vuota”, che serviranno da base per altri lavori simili.

Se si sceglierà la “Cartella di lavoro vuota” essa avrà la veste grafica standard. Margini, font e l’allineamento avranno dei valori predefiniti.

[Spreadsheet 1]. Introduzione a Excel 2010.

Excel

Microsoft Excel 2010 è un’applicazione software che può essere usata come foglio elettronico, database e generatore di grafici.

Il foglio elettronico permette di eseguire calcoli complessi attraverso formule tali da fornirne il risultato. Il vantaggio dell’uso delle formule si spiega col fatto che al variare dei valori nel foglio di lavoro i risultati vengono calcolati automaticamente.

La flessibilità dell’applicazione consente anche di gestire liste di informazioni come nome, cognome, servizio, reparto, stipendio, eccetera. Excel è in grado di eseguire l’ordinamento dei dati e selezionare porzioni d’informazioni in base a specifiche condizioni.

Le informazioni contenute nel foglio elettronico o in un database possono essere utilizzate per generare un grafico.

Si possono realizzare i seguenti tipi di grafici:

  • istogramma
  • barre
  • linee
  • torta
  • dispersione
  • area
  • radar
  • superficie
  • bolle
  • anello
  • reazionario

Ogni tipo di grafico può essere personalizzato seguendo gli stili forniti da Excel.  Excel 2010 può essere attivato da un collegamento sul desktop o sulla barra delle applicazioni (se esiste) o dal menù “Start” di Windows. In questo caso cliccare sul menù “Start”, selezionare “Tutti i programmi”, selezionare “Microsoft Office”, selezionare “Microsoft Excel 2010”.

All’attivazione abbiamo la finestra del Copyright seguita dalla finestra dell’applicazione. I file prodotti da Excel si chiamano “Cartelle di lavoro” da non confondere con le cartelle del File System.

Le cartelle possono contenere da 1 a infiniti fogli di lavoro, essendo che il numero è deciso dalle risorse del computer. La finestra di Excel è costituita da:

  • la barra titolo nella parte superiore della finestra che visualizza il nome del documento e l’applicazione
  • la barra di accesso rapido, in alto a sinistra, visualizza i comandi usati con maggior frequenza, ad esempio “Salva”, “Annulla”, “Ripristina”
  • la scheda “File” che realizza la visualizzazione backstage, contiene i comandi per utilizzare il documento nel suo complesso, ad esempio “Apri”, “Salva con nome”, “Stampa”
  • sotto la barra titolo c’è una barra composta di diverse schede che costituiscono la barra multifunzione (il cosiddetto nastro).  Ogni scheda è composta da un insieme di strumenti coerenti con l’attività per cui la scheda è nominata. Puntandovi sopra il mouse se ne visualizza la descrizione
  • sotto la barra multifunzione abbiamo la barra della formula che visualizza dati e formule della cella attiva
  • sotto le celle abbiamo la barra di stato che visualizza la situazione corrente. La barra di stato contiene, alla sua destra, i pulsanti di visualizzazione che fanno si che si possa modificare la modalità di visualizzazione delle cartelle di lavoro. Lo strumento di zoom che permette di variare l’ingrandimento del documento.

All’interno della finestra di Excel abbiamo l’area di lavoro principale, riservata alla visualizzazione e modifica dei dati contenuti nella cartella di lavoro che comprende anche i pulsanti e le barre di scorrimento sia verticale che orizzontale.

L’area di lavoro è composta da circa 17 miliardi di celle nelle quali è possibile digitare numeri, testo, formule, espressioni.

La barra multifunzione è stata introdotta da Microsoft per le applicazioni Office già a partire dal 2007. Questa barra è composta da un insieme di schede che contengono pulsanti, comandi e raccolte.

Selezionando una scheda, i comandi della barra cambiano in accordo con le funzioni dell’area date dal nome della scheda stessa. Una caratteristica importante riguarda la visualizzazione automatica della descrizione dello strumento, quando vi si punta sopra il mouse.

Oltre alle schede standard presenti nella barra, essa può visualizzare una serie di schede contestuali, sulla base dell’oggetto attivo in un particolare momento. Se è attivo un grafico, la barra multifunzione si arricchisce del set di schede contestuali “Strumenti grafico” che a sua volta contiene le schede progettazione, layout, formato.

Un’ altra novità è la presenza delle “Raccolte”, una serie di miniature che riproducono una serie di opzioni di formattazione.

La barra multifunzione può essere nascosta per aumentare lo spazio disponibile per la visualizzazione del documento. Per far ciò premere il tasto destro del mouse su una delle schede selezionando il comando “Riduci a icona barra multifunzione” che lascia visibile solo i nomi delle schede. Essa è ancora utilizzabile, basta fare clic sul nome di una scheda e la barra viene rivisualizzata. Per ripristinare la barra basta ripetere la procedura attuata per nasconderla.

Le schede della barra multifunzione possono essere personalizzate da chiunque senza avvalersi della programmazione. Per personalizzare i comandi della barra bisogna accedere alla scheda “File” e selezionare “Opzioni”.

Nella sezione “Personalizzazione della barra multifunzione” è possibile scegliere i comandi da aggiungere o rimuovere dalla barra multifunzione stessa.

[IT Security 5]. Uso sicuro del web.

IT Security

Il “completamento automatico” e il “salvataggio delle password” di accesso sono delle funzioni molto comode. Rappresentano, tuttavia, una minaccia se il computer è utilizzato da più persone. Queste funzionalità – quindi – si possono abilitare o disabilitare a seconda dei casi.

Per impostare questa funzionalità in Internet Explorer bisogna accedere alle opzioni Internet dal menù “Strumenti”. Dopo la selezione della scheda contenuto di deve premere il pulsante “Impostazioni” della sezione “Completamento atuomatico”. Nella finestra di dialogo si può togliere la spunta alle voci “Moduli” e “Nome utente e password sui moduli”.  Bisogna confermare le scelte con “ok” 2 volte.

Quando si esplora il web , IE memorizza informazioni quali file temporanei, cookie, cronologia di navigazione, password web salvate.

Queste informazioni possono essere cancellate per liberare spazio disco o per mantenere la propria privacy.

Per eliminare questi dati bisogna andare sul menù “Sicurezza”, selezionare “Elimina cronologia esplorazioni”. Nella finestra di dialogo, bisogna selezionare o deselezionare le cartelle di controllo a fianco di ciascuna categoria d’informazioni che si vuole eliminare. Premere quindi il pulsante “Elimina”.

Facciamo ora un esempio con Firefox. Apriamo Firefox, scegliamo la voce “Cronologia”, scegliamo la voce “Cancella la cronologia recente”, scegliamo la voce “tutto” come intervallo di tempo da cancellare. Vogliamo cancellare la “Cronologia di navigazione e download”, ma non vogliamo cancellare i cookie, le cache e gli Accessi effettuati ai quali – perciò – togliamo la spunta. Premiamo, quindi, il tasto “Cancella adesso”.

Dobbiamo ora controllare che la cronologia sia stata veramente eliminata. Andiamo sul menù “Cronologia” e poi su “Visualizza cronologia” e verifichiamo che non ci sia alcun dato.