[Presentation 5]. Testi in una presentazione.

Powerpoint

Un presentazione è un documento che richiede un contenuto sintetico e puntualizzato. L’applicazione, infatti, non prevede che il testo scorra da una diapositiva ad un’altra. L’attenzione del pubblico dovrà focalizzarsi sui punti rilevanti degli argomenti trattati. Sarà poi il relatore ad approfondire quanto basta e senza perdere l’attenzione di chi ascolta. L’utilizzo di elenchi puntati o numerati è frequente in una presentazione. In questo modo un argomento può essere riassunto in modo rapido e conciso, quindi chiaro.

Quando si redige una presentazione, la modalità più comoda di lavoro è la scheda “Struttura” della visualizzazione “Normale”. In questo modo ci si può dedicare al contenuto e alla struttura gerarchica degli argomenti. Premendo il tasto INVIO si ottiene un altro testo di pari livello.  Premendo la combinazione di tasti SHIFT+TAB, il testo digitato si alza di un livello. Per abbassare di un livello il testo desiderato, bisogna premere il tasto TAB. L’inserimento e la modifica del testo sono possibili direttamente nella diapositiva interessata.

In questo caso prima di digitare il testo è necessario cliccare sul segnaposto interessato. L’anteprima della diapositiva corrispondente rifletterà le modifiche apportate.

Come per l’inserimento, la modifica del testo è attuabile nelle modalità di visualizzazione “Normale” e “Struttura”. Se si vuole modificare completamente il testo, è possibile selezionarlo e digitare il testo che lo deve sostituire, senza la necessità di doverlo cancellare. Se si ha la necessità di intervenire solo su alcuni caratteri, è opportuno posizionare correttamente il punto d’inserimento, cancellare i caratteri sbagliati e digitare quelli corretti.

Con Powerpoint è possibile copiare o spostare testo all’interno della stessa presentazione o tra presentazioni diverse. Se si vuole inserire lo stesso testo anche in un’altra posizione, si ricorre ai comandi di “Copia” e “Incolla”. Quando si deve spostare un testo, lo si rimuove dalla posizione attuale e lo si colloca in una nuova.

Questa operazione è  favorita dai comandi “Taglia” e “Incolla”. Si possono usare i comandi “Copia” o “Taglia” e “Incolla” anche fra presentazioni diverse che però devono essere aperte. Se si copia del testo in presentazioni che adottano schemi diversi, il testo incollato assumerà la formattazione della presentazione ricevente. Lo Smart Tag “Opzioni incolla”, permette di mantenere la formattazione originale. Si può eliminare da una diapositiva, qualsiasi oggetto selezionato. Un titolo, una porzione di testo, un intero segnaposto, selezionando l’oggetto da eliminare e premendo il tasto CANC.

Selezionando un segnaposto, l’intero contenuto dello stesso verrà eliminato. Se si seleziona, invece, del testo all’interno del segnaposto, solo il testo all’interno del segnaposto, solo il testo selezionato sarà eliminato. La funzionalità “Annulla” consente di ripristinare la situazione esistente prima dell’ultimo comando eseguito. Annullando consecutivamente più volte il lavoro svolto, si annullano tutti i comandi effettuati. Con la funzionalità “Annulla” si rende disponibile quella “Ripristina”. Questi comandi si trovano sulla barra di accesso rapido.

[Presentation 4]. Visualizzazione e sviluppo di una presentazione.

Powerpoint

Powerpoint offre diverse opportunità di visualizzazione della presentazione: normale, sequenza diapositive, pagina note, pr esentazione. Per passare da una modalità all’altra si può usare il gruppo “Visualizzazioni presentazione” nella scheda “Visualizza” della barra multifunzione, oppure con i pulsanti alla destra nella barra di stato.

La visualizzazione predefinita di Powerpoint è la visualizzazione normale. Si può cambiare tipo di visualizzazione predefinita  andando sulla scheda “File”, “Opzioni di Powerpoint” e “Impostazioni avanzate”. Nel gruppo “Visualizzazione” selezionare la visualizzazione desiderata da impostare come predefinita nell’elenco “Apri tutti i documenti con questa visualizzazione”. Quindi cliccare su “OK”.

In “Visualizzazione normale” l’attenzione è focalizzata principalmente sulla diapositiva che occupa gran parte dell’area di visualizzazione. L’area delle note occupa la parte inferiore della finestra. Essa consente di scrivere brevi informazioni sulla diapositiva, utili al relatore della presentazione.

Se si vuole utilizzare l’area note come un normale foglio bianco, bisogna passare in “Visualizza”, “Pagina note”. L’area di sinistra è occupata dal riquadro di struttura e contiene le schede “Diapositive” e “Struttura”. Nella scheda “Diapositive” sono visualizzate in miniatura le diapositive della presentazione.

Nella scheda “Struttura” è visualizzato esclusivamente il testo principale organizzato in livelli gerarchici. Il riquadro “Struttura” si può chiudere così da lasciare maggiore spazio al riquadro “Diapositiva”.

Quando si visualizza la scheda “Struttura” si può iniziare a scrivere il contenuto della diapositiva, focalizzandosi sul testo e non sugli aspetti grafici o tipografici. Il testo diapositiva è visualizzato in forma di “Struttura” e può essere variato di livello gerarchico fino a creare nuove diapositive. Con il tasto TAB si abbassa il livello del testo, la combinazione di tasti Shift+TAB lo alza.

La visualizzazione “Sequenza diapositive” presenta le diapositive come anteprime, tuttavia usando l’intera finestra a disposizione. Questa modalità di visualizzazione permette la riorganizzazione delle diapositive che possono essere trascinate in una nuova posizione, duplicate o eliminate. La visualizzazione “Pagina note” accessibile dalla scheda “Visualizza”, “Pagina note”, mostra una alla volta tutte le diapositive con le rispettive note. Le note possono essere stampate e usate durante la presentazione. La visualizzazione “Presentazione” occupa tutto lo schermo e mostra la presentazione per come verrà vista dal pubblico.

Il tasto F5 avvia la presentazione dalla prima diapositiva. In “Visualizzazione presentazione” si può avanzare nella presentazione con il tasto INVIO. Per terminare la presentazione e tornare alla visualizzazione precedente premere il tasto ESC. Qui è possibile verificare come appariranno immagini, disegni, grafici, nonché gli effetti di transizione ed animazione. Premendo il pulsante “Presentazione” sulla barra di stato, si avvia la presentazione, a partire dalla diapositiva corrente.

La “Visualizzazione di lettura”, sempre nella scheda “Visualizza”, consente di eseguire la presentazione non per il pubblico, ma per un utente che visualizza la presentazione sul proprio PC.

In questa modalità vi sono a disposizione controlli semplici che permettono la revisione della presentazione. Si può sempre passare da una visualizzazione ad un’altra, se si vuole modificare la presentazione.

Quando si prepara una presentazione è fondamentale focalizzarsi sul contenuto che dev’essere chiaro e conciso. Il titolo di una diapositiva è importantissimo. Essenziale è che ogni diapositiva abbia un titolo diverso e centrato sull’argomento trattato. Questo fa si che il pubblico ne sia catturato.  Per l’utente, inoltre, è più semplice muoversi nella presentazione, per esempio individuando direttamente il punto dove si vuole intervenire.

[Presentation 3]. Modifica delle impostazioni.

Powerpoint

In ogni nuova presentazione, Powerpoint imposta le proprietà autore in base all’impostazione del nome utente visualizzato nella finestra di dialogo “Opzioni di Powerpoint” della scheda “File”. Si devono modificare queste proprietà nel caso in cui il loro valore non sia più conforme con i dati dell’utilizzatore del programma, ad esempio quando è cambiato l’utilizzatore del PC.

Tra le altre cose che si possono modificare nella finestra di dialogo “Opzioni di Powerpoint”, comando “Generale, “Opzioni interfaccia utente”, “Mostra barra di formattazione rapida quando si seleziona testo” e “Attiva anteprima in tempo reale”. Quando si selezionano “Apri” o “Salva con nome” della scheda “File” la finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per questa funzione.

Powerpoint per default utilizza la cartella Documenti. Se si vuole cambiare questa impostazione si può definire che per default i file vengono salvati in una cartella differente. Si deve allora modificare il percorso di “Salvataggio” delle “Opzioni di Powerpoint”.

[Presentation 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Powerpoint

All’avvio di Powerpoint  l’applicazione offre automaticamente una presentazione vuota di nome “Presentazione standard1”. Se si vuole – invece – visualizzare o aggiornare/modificare una presentazione esistente, la si deve aprire. Si va, quindi, sulla scheda “File”, comando “Apri”.  Appare una lista di file di Powerpoint: apriremo quello (quelli) che c’interessa.

Scheda File
Scheda File

In presenza di più presentazioni aperte allo stesso tempo, si può facilmente passare dall’una all’altra utilizzando la scheda “Visualizza”, strumento “Cambia finestra” del gruppo “Finestra”. Nel gruppo sono presenti vari strumenti in grado di gestire la visualizzazione di ogni documento aperto. Se si vogliono aprire più presentazioni contemporaneamente, si deve tenere premuto il tasto CTRL e selezionare le presentazioni desiderate in qualsiasi ordine e premere il pulsante “Apri”.

Se si vuole creare una nuova presentazione, bisogna cliccare sulla scheda “File”, comando “Nuovo” o, in alternativa, la sequenza di tasti CTRL+N, oppure aggiungendo il comando “Nuovo” alla barra di accesso rapido. Powerpoint visualizza la schermata con i modelli disponibili, inclusa la “Presentazione vuota”, che è un modello predefinito sulla cui base si creano le nuove presentazioni e, nel caso, nuovi modelli.

Se si apre, con Powerpoint 2010, una presentazione creata con una versione precedente dell’applicazione si attiva, automaticamente, la modalità di compatibilità. La situazione è resa visibile dalla scritta “modalità compatibilità” nella barra del titolo della finestra dell’applicazione. Si può, inoltre, aggiornare il documento nella versione Powerpoint 2010 usando il pulsante “Converti”, nella scheda “File”, comando “Informazioni”.

Dopo la creazione o modifica di una presentazione, la si deve salvare su disco. Al primo salvataggio di una presentazione, Powerpoint attiva il comando “Salva con nome”, aprendo la relativa finestra di dialogo. In questa finestra possiamo assegnare il nome alla presentazione e definire la sua posizione sul disco.

La finestra di dialogo “Salva con nome” si utilizza anche per cambiare il nome, la posizione, il formato di un file esistente. Quando il file viene salvato, appare sulla barra titolo, assieme al nome dell’applicazione. Nei successivi salvataggi non si aprirà la finestra di dialogo “Salva con nome”: le modifiche verranno salvate nello stesso file.

Alla conferma del salvataggio Powerpoint accoda in automatico l’estensione .pptx al nome del file. Se si desidera salvare il file in altro formato (pdf, html, xml, immagine, eccetera) basta aprire l’elenco della casella “Salva come” e selezionare il formato che si desidera.

Quando si è concluso il lavoro sulla presentazione, è opportuno chiudere il file, così da rimuoverlo dalla finestra dell’applicazione. Nel caso, dopo modifica della presentazione, si intenda chiudere la stessa senza averla salvata, Powerpoint chiederà se si vogliono salvare le modifiche. Qui si può scegliere se aggiornare il documento o tenerlo allo stato precedente la modifica. Quando abbiamo finito il nostro lavoro con Powerpoint è importante chiudere correttamente l’applicazione, al fine di garantirne un corretto riavvio. Si va sulla scheda “File” e si sceglie allora il comando “Esci”.

[Presentation 1]. Introduzione a Powerpoint 2010.

Powerpoint

Microsoft Powerpoint 2010 è un programma che serve a produrre presentazioni formali o informali che si possono mostrare sia in riunioni che via Internet. Le presentazioni sono dotate di diapositive con testi, immagini e grafici. Powerpoint 2010 permette di creare presentazioni efficaci in modo semplice e veloce, grazie alla possibilità di combinare testi e immagini arricchiti con effetti multimediali ed animazioni.

Powerpoint 2010 offre la possibilità di selezionare stili carattere differenti tra loro, formati e colori. Inoltre, permette di selezionare anche un set di stili veloci in grado di offrire un’ampia gamma di opzioni per la formattazione della presentazione.

Per quanto concerne l’ambiente grafico, la raccolta SmartArt  aggiunge elementi grafici professionali e di alto impatto visivo.  Grazie ai temi di Office, le presentazioni di Powerpoint di possono riformattare con un clic, creando un set di documenti multiformato tra loro conformi e molto professionali.

MSPowerPoint2010
MSPowerPoint2010

All’apertura dell’applicazione, dopo la schermata del Copyright, segue la finestra dell’applicazione. I file prodotti da Powerpoint si chiamano “Presentazioni” e contengono da una ad un numero virtualmente infinito di diapositive. All’avvio di Powerpoint si apre la finestra dell’applicazione. La barra titolo, nella parte superiore della finestra, visualizza il nome del documento corrente e dell’applicazione. Alla sinistra della barra titolo troviamo la barra ad accesso rapido che visualizza  gli strumenti con i comandi più in uso, come “Salva”, “Annulla”, “Ripristina”. Sotto la barra titolo abbiamo un gruppo di schede che costituiscono la barra multifunzione della anche “nastro”.

Ogni scheda  contiene un set di strumenti congrui con l’attività indicata dal nome della scheda.  Puntando il mouse se ne visualizza la descrizione. La scheda “File” realizza la visualizzazione backstage che ha i comandi per lavorare nel documento, come “Apri”, “Salva con nome”, “Stampa”.

Sotto la barra multifunzione la finestra di Powerpoint è divisa in tre parti:

  • il riquadro della diapositiva
  • il riquadro delle note
  • le schede struttura e diapositiva che visualizzano rispettivamente gli elementi visuali delle dispositive o le antemprime o le miniature delle diapositive.

Nella parte inferiore della finestra è collocata la barra di stato che fornisce varie informazioni sull’attività in corso. La barra di stato contiene anche i pulsanti di visualizzazione con cui si possono modificare la modalità di visualizzazione della presentazione, oltre allor strumento di zoom che consente di variare l’ingrandimento del documento.

Importante da ricordare anche che in Powerpoint si possono importare documenti da programmi di elaborazione testo o fogli di calcolo.