[Spreadsheet 14]. Verifica dei dati e stampa.

Excel

Dopo la stesura di un foglio di lavoro, bisogna controllare che tutti i dati risultino visibili a schermo. Se il testo e i numeri sono troppo estesi per essere contenuti in una colonna, il testo stampato verrà troncato, mentre i numeri verranno visualizzati col simbolo “#”. Per evitare la stampa di testo troncato e di simboli al posto dei numeri, si può aumentare la larghezza delle colonne in modo da adattarle ai dati, oppure, aumentare l’altezza delle righe impostando l’a capo automatico del testo in modo da adattarlo alla larghezza delle colonne per rendere il testo visibile sullo schermo e sulle pagine stampate.  Bisogna anche accertarsi di aver inserito tutte le formule necessarie e che ogni formula usi in maniera corretta tutti i dati richiesti.

Excel non dispone di un controllo ortografico durante la fase di digitazione. Tuttavia è presente sulla scheda “Revisione” il controllo ortografico manuale con le stesse possibilità offerte da Word.

Tutti questi controlli assicurano la stampa corretta di tutti i dati, inoltre, che la distribuzione delle informazioni non contenga errori.  Il comando “Controllo errori” del gruppo “Verifica formule” presente nella scheda “Formule”, contiene gli strumenti per controllare gli errori nelle formule. Prima di eseguire la stampa fisica del foglio di lavoro è consigliato visualizzare il foglio nell’anteprima di stampa.

Excel 2010 permette di visualizzare in anteprima e stampare un file a partire dalla medesima  posizione: la scheda “stampa” nella visualizzazione backstage. In questa scheda le proprietà della stampante predefinita vengono automaticamente visualizzate nella prima sezione. L’anteprima della cartella di lavoro viene automaticamente visualizzata nella seconda sezione.  La visualizzazione dell’anteprima di stampa è la pagina intera. Se si desidera visualizzare un dettaglio si può ingrandire la pagina attraverso lo strumento “Zoom pagina”. Se il foglio di lavoro è composto di più pagine si possono utilizzare gli strumenti “Pagina successiva” e “Pagina precedente” per vedere l’anteprima di tutte le altre pagine.

[Spreadsheet 12]. Modifica di grafici.

Excel

I grafici di Excel contengono diversi elementi chiamati “oggetti”. Gli oggetti possono essere identificati per mezzo del posizionamento del mouse che ne descrive la caratteristica, visualizzandone il nome.

Il grafico di base non contiene un titolo, ma questo può essere aggiunto selezionando lo strumento “Titolo del grafico” della scheda “Layout” e scegliendo poi uno dei posizionamenti per il titolo, come indicato. Quando si inserisce il titolo, Excel crea in automatico una casella di testo con la scritta predefinita “Titolo del grafico”, ridimensionando anche – qualora necessario – l’area del tracciato. Il testo predefinito – quindi – si può modificare con un testo desiderato.

Se il titolo di un grafico non fosse più necessario, lo si può eliminare. Per rimuovere un titolo occorre selezionarlo e premere il tasto “CANC”. Ogni serie di dati, in un grafico, è visualizzata con un colore (o un motivo) univoco, ed è rappresentata nella legenda del grafico.

Per aggiungere delle informazioni a tutte le serie o solo ad una serie specifica o ad un singolo punto dati, si possono aggiungere delle “Etichette dati” al grafico. Utilizzando il comando “Altre opzioni”, “Etichette dati” è possibile definire quali informazioni visualizzare e dove posizionarle, in modo da rendere la lettura delle stesse, migliore. Qualora vi fossero più informazioni, le voci delle etichette verrebbero separate da un “;” o da un altro separatore specificato dall’utente. Nei grafici tridimensionali è possibile modificare la visualizzazione 3D per ottenere un maggiore e più realistico impatto visivo.  Il comando “Rotazione 3D” (sempre nella scheda “Layout”) apre la finestra di dialogo “Formato elemento selezionato”, nello specifico l’area del grafico in cui si possono modificare i valori di rotazione e prospettiva. La modifica della visualizzazione 3D può migliorare l’aspetto del grafico. Con l’opzione “Angolo retto” si elimina la prospettiva e deselezionando “Ridimensionamento automatico” si variano la profondità e l’altezza del grafico.

Gli elementi del grafico possono essere formattati con gli strumenti presenti nella scheda “Formato”.

Le opzioni di formattazione disponibili dipendono, tuttavia, dall’elemento del grafico selezionato il cui nome è visibile nel gruppo “Selezione corrente”.

Se si vuole modificare il colore dello sfondo del grafico, bisogna cliccare sullo strumento “Riempimento forma” del gruppo “Stili forma”, quindi selezionare il colore desiderato.  Si può anche selezionare l’elemento desiderato direttamente dall’elenco associato allo strumento “Elementi grafico”. Selezionata, per esempio, la legenda, si può procedere alla sua formattazione. Si può anche modificare il formato dei testi presenti sul grafico, come il titolo, la legenda, l’asse dei valori, le categorie, le etichette dati. Una volta selezionato l’oggetto, si possono utilizzare gli strumenti nella scheda “Formato” del gruppo “Stili WordArt”.

Un grafico si può trovare sullo stesso foglio dei dati di origine, su un altro foglio, o su un proprio foglio chiamato “Grafico n”, dove n è un numero sequenziale attribuito ad ogni nuovo foglio grafico generato.

Il comando “Sposta grafico” del gruppo “Posizione” della scheda “Progettazione” consente di modificare la posizione attuale. Se si sceglie di posizionare il grafico su un nuovo foglio grafico, quest’ultimo sarà inserito alla sinistra dell’ultimo foglio di lavoro che contiene i dati di origine del grafico.

[Spreadsheet 11]. Creazione di grafici.

Excel

Un grafico utilizza i valori contenuti in un foglio di lavoro per creare una rappresentazione grafica delle relazioni esistenti tra loro. Durante la creazione di un grafico ogni riga o colonna di dati presenti diventa una serie di dati.

Il grafico che è, per definizione, composto da un insieme di celle può includere l’intestazione di riga e colonna, intestazioni che vengono utilizzate per generare le “etichette di categoria” e la “legenda”.

Per creare un grafico semplice con la versione 2010 di Excel si deve: selezionare le celle desiderate, posizionarsi sulla scheda “Inserisci” e nel gruppo “Grafici” fare click sul tipo di grafico desiderato. Nell’elenco istogramma che compare, cliccare sul tipo desiderato. Si ottiene, così, un grafico di base a cui si possono aggiungere poi vari elementi.

Una volta inserito il grafico nel foglio di lavoro, vengono visualizzati gli “strumenti grafico” con 3 schede contestuali: “Progettazione”, “Layout”, “Formato”. In tali schede sono disponibili i comandi per l’utilizzo dei grafici. Per selezionare un grafico bisogna cliccare su un’area vuota al suo interno.

Se si clicca sulla “Legenda”, su una serie di dati o sul titolo delle categorie, viene selezionato solo quell’oggetto a non tutto il grafico. Un grafico può essere sempre modificato attraverso il pulsante “Cambia tipo di grafico”, dalla scheda “Progettazione”. Dopo avere selezionato il tipo di grafico si deve anche selezionare il sottotipo, confermando poi col pulsante “OK”.

Quando si è posizionato un grafico su un foglio di lavoro, lo si può poi anche spostare altrove. Se lo si vuole spostare in un altro punto dello stesso foglio è sufficiente puntare l’area del grafico e il bordo di selezione e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare il grafico in una nuova posizione. Se lo si vuole spostare su un altro foglio o un altra scheda di lavoro, bisogna usare il comando  “Taglia e incolla” della scheda “HOME”.

Un grafico si può ingrandire o ridurre di dimensioni. Per ridimensionarlo bisogna puntare il mouse su un punto della selezione ed assicurandosi che il puntatore assuma la forma della freccia a 2 punte e quindi trascinare la freccia nell’area selezionata per ridimensionare il grafico. In alternativa, si possono usare gli strumenti del gruppo “Dimensioni” della scheda “Formato”.

Un grafico che non è più necessario può essere eliminato attraverso il tasto “CANC”. L’eliminazione – comunque – riguarda il grafico e non i dati che son stati usati per originarlo che, perciò, rimangono nel foglio di lavoro.

[Spreadsheet 10]. Formattazione di numeri, date e testo.

Excel

Cosa vuol dire formattare un numero? Vuol dire applicarvi un formato di visualizzazione che ne permette una più facile lettura o comprensione.

Un numero può essere formattato usando lo strumento “Numeri” nella scheda “HOME” della barra multifunzione per applicare la formattazione predefinita, oppure aprendo lo strumento “Numeri” nella finestra di dialogo “Formato celle” per una più ampia personalizzazione.

La formattazione può essere tolta selezionando nel gruppo “Modifica ” della scheda “HOME”, lo strumento “Cancella” ed infine il comando “Cancella formati”.

Il formato implicito delle celle contenente valori numerici, è il formato appartenente alla categoria “Generale” della scheda “HOME”. Si possono visualizzare i numeri con il simbolo di “valuta” e il separatore delle migliaia usando alternativamente la categoria “valuta” o “contabilità”. Qual è la differenza tra le due categorie? Nel primo caso il simbolo della valuta precede il numero; nel secondo si allinea alla sinistra della cella. Si può anche visualizzare il numero col simbolo “%” utilizzando la categoria “percentuale”. Il valore “percentuale” moltiplica il contenuto della cella per cento, visualizzando il numero senza decimali. La barra della formula visualizza interamente la precisione decimale della percentuale che può, invece, essere approssimata nel foglio di Excel.

Si possono visualizzare i numeri con il simbolo “.” come separatore delle migliaia, usando lo strumento “Stile separatore”. Con questo formato il numero verrà visualizzato con due cifre decimali, oltre al punto come separatore delle migliaia.

Le cifre decimali, il loro numero, può essere incrementato o decrementato in base a quante se ne vogliono visualizzare. Lo si può fare, sempre dallo strumento “Numeri”, tramite i pulsanti “aumenta i decimali” o “diminuisci i decimali”.

Al variare del numero di decimali, Excel applica un arrotondamento alla visualizzazione degli stessi sulla base del valore del primo decimale nascosto.

Il criterio di arrotondamento è quello usualmente utilizzato. Se il primo decimale nascosto ha un valore tra 0 e 4 il decimale non subisce variazioni, altrimenti viene incrementato di 1. La formattazione decimale – tuttavia – non modifica la precisione del numero interessato che rimarrà sempre visibile sulla barra della formula.

Da notare che nei calcoli si utilizza sempre il numero completo, non arrotondato, come visualizzato nella barra della formula. La visualizzazione del numero delle celle è vincolato al numero delle cifre decimali e soggetta ad arrotondamento, pertanto i risultati nel foglio di lavoro possono sembrare sbagliati.

Excel possiede una serie di formati predefiniti per la data e l’ora. Una data può essere rappresentata solo con valori numerici, oppure col mese in formato alfanumerico, utilizzando i primi tre caratteri o il nome esteso. La data può essere poi accompagnata dall’ora, espressa nel formato 12 o 24 ore.

[Spreadsheet 9]. Uso delle funzioni.

Excel

Excel dispone di centinaia di funzioni che consentono la velocizzazione dei calcoli nei fogli di lavoro. Le funzioni semplificano e riducono la stesura delle formule eseguendo con un solo comando calcoli lunghi e complessi.

I valori usati dalle funzioni per eseguire i calcoli, sono chiamati argomenti. La sintassi include il nome della funzione e gli argomenti necessari nell’ordine appropriato. Tra le funzioni c’è quella di “SOMMA”, usata per calcolare il totale dei valori contenuti in un insieme di celle.

La funzione facilita la definizione degli operandi quando si deve sommare il contenuto di un insieme di celle in quanto richiede la sola definizione della cella iniziale e finale dell’insieme.  La funzione facilita la definizione degli operandi quando si deve sommare il contenuto di un insieme di celle in quanto richiede la sola definizione della cella iniziale e finale dell’insieme. Se devo sommare i valori presenti in tutte le celle dell’intervallo che va tra E2 e E5 devo scrivere =somma(E2:E5) risparmiandomi di scrivere =E2+E3+E4+E5. Da notare che l’intervallo di celle adiacenti è separato dal “:” mentre quello tra celle non adiacenti dal “;”.

Essendo la funzione di somma tra le più usate, Excel ne rende facile l’uso attraverso lo strumento “somma automatica” presente in alto a sinistra della barra multifunzione nella scheda “Formule”. Lo strumento “somma automatica” è duplicato anche nel gruppo “Modifica” della scheda “Home”.

Questo strumento inserisce automaticamente nella cella attiva del foglio di lavoro tale funzione, senza doverla neanche scrivere. Excel propone la soluzione di un insieme di celle, senza che ciò sia vincolante.

Si può modificare la proposta, semplicemente modificando la selezione delle celle desiderate.

Selezionando una cella di fine riga e cliccando su “somma automatica”, saranno selezionati i valori di quella riga . Se si seleziona, invece, la cella di fine colonna e si clicca sullo strumento “somma automatica”, verranno selezionati i valori delle celle soprastanti. Lo strumento “somma automatica” come già detto, velocizza la stesura di operazioni con molti operandi.

L’elenco e discesa accanto al pulsante, oltre alla somma permette l’utilizzo di altre funzioni quali “media”, “max”, “min”, “contanumeri”. Anche queste funzioni sono introdotte con la stessa tecnica di “somma automatica”.

Esempio:

  • Somma: =Somma(A1:A20), somma i valori contenuti nell’insieme di celle selezionato
  • Media: =Media(A1:A20), calcola il valore medio di un insieme di celle. Le celle vuote non saranno incluse nel calcolo della media, quelle con valore 0 invece si.
  • Max: =Max(A1:A20), fornisce il valore maggiore dell’insieme
  • Min: =Min(A1:A20), fornisce il valore minimo dell’insieme
  • Conta.Numeri:  = Contas.numeri(A1:A20), fornisce il numero di celle che contengono dei numeri