[Spreadsheet 8]. Utilizzo delle formule aritmetiche.

Excel

Le formule sono espressioni che eseguono calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule di solito si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e su di un appropriato operatore matematico.  Possono anche contenere altri elementi, come costanti e funzioni.

Ecco una tabella esplicativa:

  • Riferimento: coordinata o coppia di coordinate che identifica la posizione di una o più celle nel foglio di lavoro. Il riferimento alla cella situata all’intersezione della colonna D con la riga 4 è D4. Scrivere due coordinate separate dal simbolo (:) due punti, definisce l’intervallo compreso tra le due celle citate, per esempio A1:B4 identifica 8 celle.
  • Operatore: segno o simbolo che specifica il tipo di calcolo da eseguire in un’espressione. Ci sono gli operatori matematici (+, -, *, /, ^ [<– operatore AND]), di confronto (=, >, <, <>), di concatenazione (&) e di riferimento (“:”, “;”, “spazio”). L’ordine delle precedenze nell’esecuzione degli operatori è il seguente: parentesi, esponenziale, moltiplicazione e divisione, addizione e sottrazione. Esempio: il risultato di 2+3*4 è 14, quello di (2+5)*3 è 21. Quando le formule presentano moltiplicazioni e divisioni o somme e sottrazioni, gli operatori sarano presi in considerazione da sinistra verso destra secondo l’ordine in cui vengono espressi nella formula stessa.
  • Costante: valore non calcolato che perciò non varia. Per esempio, il numero 210 e il testo “Entrate mensili” sono delle costanti. Quindi, la formula =2+3*4 usa solo costanti.
  • Funzione: formula predefinita che accetta uno o più valori. Le funzioni semplificano e abbreviano le formule in un foglio di lavoro, in particolare se si eseguono calcoli lunghi e complessi.  Ad esempio, =MEDIA (B2:H2) calcola la media dei valori compresi nell’intervallo di celle da B2 ad H2.

Le formule vanno scritte nelle celle che devono contenere il risultato. Una formula deve sempre iniziare col segno uguale per evitare che Excel la interpreti come testo, dato che l’indirizzo delle celle inizia sempre con una lettera. Una volta digitato l’uguale, il foglio di lavoro è pronto per l’identificazione del primo indirizzo di cella. Perciò, se necessario si procede alla digitazione della restante parte della formula.

Dopo la stesura della formula, con il tasto “INVIO” si ottiene la visualizzazione del risultato. Esempio: per sommare i risultati delle celle E3 E4 ed E5, la formula sarà; =D3+D4+D5.

Visto che le formule utilizzano l’indirizzo delle celle, esse calcoleranno automaticamente il risultato al variare del valore di una delle celle referenziate.

Excel 2010, come i predecessori, è in grado di correggere i più comuni errori di digitazione delle formule. Quando Excel s’imbatte in un errore che può essere corretto, fa apparire un messaggio informativo che contiene la soluzione proposta. Ad esempio, se una formula viene digitata =B3+B4+, Excel proporrà la formula =B3+B4.

Nell’individuazione dell’errore nella formula bisogna accettare la correzione proposta, oppure correggere da soli l’errore.

Quando la cella di partenza contiene una formula, trascinando il quadratino di riempimento si ottieme la duplicazione della formula, con l’aggiornamento automatico dei riferimenti di cella originali, sulla base della posizione della cella di destinazione.

Si potrebbe perciò dire che la copiatura della formula copia la regola utilizzata dalla formula.

 

 

[Spreadsheet 7]. Gestione dei fogli di lavoro.

Excel

Le cartelle di lavoro possono contenere più fogli di lavoro. Gestire fogli di lavoro multipli può essere una soluzione conveniente per gestire informazioni correlate nella stessa cartella di lavoro.

Ad esempio possiamo introdurre le date di vendita per ogni singolo mese o trimestre, per regioni specifiche in differenti fogli di lavoro.

Si possono anche creare fogli di lavoro di riepilogo che attingono le informazioni dai diversi fogli che costituiscono la cartella di lavoro.

Il foglio di lavoro attivo è quello visualizzato. Si può visualizzare un foglio di lavoro cliccando sulla sua linguetta.

Le linguette visibili nella finestra della cartella di lavoro, dipendono dalla lunghezza dei nomi delle stesse e dalla lunghezza della barra di scorrimento orizzontale. Per visualizzare tutte le linguette è possibile usare i pulsanti di scorrimento. Si può anche visualizzare un foglio di lavoro facendo clic col tasto destro del mouse su uno dei pulsanti di scorrimento, andando poi a selezionare dall’elenco che appare, il foglio desiderato.

Una nuova cartella di lavoro viene creata con 3 fogli di lavoro standard. Questo è un elemento di personalizzazione nelle opzioni di Excel.

Il nome del foglio di lavoro compare sopra la barra di stato  sotto forma di linguetta, detta anche Scheda.

Il nome implicito è “Foglio” seguito da un numero. Si può cambiare il nome, cliccando sulla linguetta, digitando il nuovo nome e confermando col tasto “Invio”.  Risulta meglio rinominare i fogli di lavoro per renderne più facile l’identificazione delle informazioni che contengono.

Dovendo organizzare una tabella per la contabilità generale di una piccola azienda, sarà più semplice ritrovare la situazione economica su un foglio chiamato “Costi” e uno chiamato “Ricavi”, piuttosto che attraverso nomi generici come “Foglio 1” e “Foglio 2”.

In una cartella di lavoro si possono aggiungere o eliminare dei fogli di lavoro.

I menù “Inserisci” ed “Elimina” sono disponibili nei menù contestuali delle linguette dei fogli di lavoro. I nuovi fogli vengono inseriti alla sinistra del foglio corrente, col nome implicito “Foglio n”, potendo nel caso essere rinominati.

Se si elimina un foglio di lavoro, bisogna sapere che i dati verranno persi irrimediabilmente. Non si può usare lo strumento “Annulla” se non rinunciando a salvare la cartella di lavoro alla chiusura del file.

Un foglio di lavoro può essere spostato o copiato, col relativo contenuto, in un’altra posizione. Per spostare un foglio è necessario trascinarne la linguetta nella posizione desiderata.  Di conseguenza verrà trovata un’adeguata distribuzione dei fogli nella cartella.

Per copiare un foglio bisogna tenere premuto il tasto CTRL e trascinare la linguetta nella posizione di destinazione. Questo permette di riproporre la medesima struttura del foglio di partenza.

Il nuovo foglio di lavoro sarà con lo stesso nome del foglio originale più un numero sequenziale.

Con lo strumento “Formato” della Scheda “Home” è possibile spostare  o copiare un foglio di lavoro ed il suo contenuto anche in altre cartelle di lavoro esistenti, purché attive.

Se invece si sposta o si copia un foglio in una nuova cartella, questa verrà creata in automatico dal programma.

Se si vuol fare una copia del foglio attivo, bisogna ricordarsi di spuntare la opzione “Crea una copia” nella finestra di dialogo “Sposta o copia”.

[Spreadsheet 5]. Modifica, ricerca e ordinamento dei dati.

Excel

Quando si compone un foglio di lavoro può essere necessario duplicare alcune informazioni presenti nelle celle. Per velocizzare l’operazione è possibile copiare il contenuto di una cella in un’altra. Lo strumento “Copia” in alto a sinistra nella barra multifunzione permette la copia del contenuto delle celle selezionate sia negli appunti di sistema (area di memorizzazione di Windows), sia negli appunti di Office (area di memorizzazione disponibile solo tra le applicazioni Office).

Lo strumento “Incolla”, sempre in alto a sinistra della barra multifunzione, copia i contenuti dei soli appunti di sistema nella selezione corrente.

Un evidenziatore lampeggiante rimane intorno all’intervallo copiato, anche alla conclusione dell’operazione “Incolla”. Ciò consente di sapere quali celle sono state copiate, mantenendo l’informazione negli appunti di sistema.

In ogni operazione “Incolla”, Excel visualizza lo “smart tag” “Opzioni incolla” che permette di selezionare opzioni relative  all’operazione appena effettuata. Occorre premere il tasto “ESC” per togliere l’evidenziatore lampeggiante.

Per Excel l’operazione “Incolla” coincide esattamente con l’intervallo selezionato. Ad esempio se l’intervallo selezionato è di 7 celle, Excel assume che lo spazio di destinazione per l’operazione “Incolla”  sia di 7 celle. Perciò è sufficiente posizionare la cella attiva sulla prima cella in alto a sinistra dell’area di destinazione per designare l’intervallo da incollare.

Se si deve copiare una sola cella e si selezionano più celle di destinazione, il contenuto verrà copiato in tutte le celle selezionate.

S può anche spostare il contenuto di una o più celle da una zona all’altra del foglio di lavoro utilizzando gli strumenti “Taglia” e “Incolla”. Lo strumento “Taglia” taglia il contenuto delle celle per l’intervallo selezionato e lo posiziona sia negli appunti di sistema che negli appunti di Office.

Lo strumento “Incolla” prende i contenuti solo dagli appunti di sistema e li incolla sul foglio di lavoro. Il contenuto delle celle per l’intervallo definito dall’operazione “Taglia” sarà cancellato dal foglio di lavoro.

Il riquadro “Attività appunti” viene visualizzato automaticamente quando 2 elementi sono tagliati o copiati ed in esso sono visualizzati gli appunti di Office.

Il riquadro “Attività appunti” può contenere fino a 24 elementi visualizzati in chiaro (testo o grafica) con associata l’icona del comando da cui provengono.

Facendo clic direttamente sull’icona, l’elemento corrispondente viene incollato sulla cella attiva e subito sotto viene visualizzata la “smart tag” “Opzioni incolla” (l’iconcina in basso a destra).

Si può incollare un elemento per volta o utilizzare lo strumento “Incolla tutto” per incollare tutti gli elementi contemporaneamente.

Gli elementi contenuti nel riquadro “Attività appunti” possono essere rimossi dopo una particolare sequenza  di “Taglia”, “Copia” e “Incolla”, utilizzando lo strumento “Cancella tutto”.

Il contenuto del riquadro “Attività appunti” viene eliminato alla chiusura dell’ultima applicazione attiva di Office.

Si può usare il mouse per spostare o copiare i dati contenuti nel foglio di lavoro.

Questa tecnica differisce dai comandi classici per il fatto che i dati non sono salvati negli appunti e che le celle da spostare o copiare devono essere vicine. Per spostare il contenuto di un intervallo di celle occorre selezionare l’intervallo che si vuole spostare. Bisogna posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato fino a quando il mouse non assume la forma di una freccia bianca a cui è associata una freccia a 4 punte.

Infine, col pulsante sinistro del mouse premuto, trascinare l’insieme fino alla posizione desiderata.

Per copiare il contenuto di un intervallo di celle bisogna selezionare l’intervallo che si vuole copiare, quindi posizionare il puntatore del mouse sul bordo dell’intervallo selezionato e tenendo premuto il tasto “CTRL”, stando attenti che il puntatore del mouse assuma una forma di freccia bianca con un “+” nero, trascinare la selezione nella posizione desiderata.

In Excel si può utilizzare l’opzione “Riempimento automatico” per copiare o incrementare i dati contenuti in 1 o più celle. Alla selezione di 1 o più celle , all’angolo in basso a destra compare un piccolo quadrato che si chiama “quadratino di riempimento”.

Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino, il cursore cambia aspetto e diventa un segno “+” di colore nero. In questa situazione, premendo il pulsante sinistro e trascinando la selezione fino all’ultima cella desiderata, si otterrà il riempimento automatico della selezione sulla base delle informazioni contenute nella/nelle celle iniziali.

Se nella cella iniziale si trova una serie standard (mesi, giorni della settimana o una data) verrà riprodotta la sequenza, altrimenti verranno duplicati i valori iniziali.

[Spreadsheet 4]. Gestione delle celle di un foglio di lavoro.

Excel

Quando si apre Excel ci si presenta un foglio di lavoro vuoto. La posizione della cella attiva è evidenziata dal suo bordo in grassetto. Quando si apre un nuovo documento di lavoro, la prima cella attiva è quella in alto a sinistra.  Inserendo delle informazioni, queste andranno inserite nella cella attiva.

Col mouse o la tastiera è possibile selezionare qualsiasi cella rendendola attiva. Col mouse basta posizionarsi dove si vuole attivare la cella; con la tastiera si usano i tasti direzionali per raggiungere la nuova cella.

In Excel il termine “testo” significa una qualsiasi combinazione di lettere o lettere e numeri. Tuttavia, è sempre meglio assicurarsi, prima di iniziare a scrivere, che la cella in cui si è posizionati sia attiva.

Il testo che si digita inizia sempre a sinistra nella cella; se il testo eccede la lunghezza della cella, la parte eccedente viene scritta sulla cella successiva. Alla fine della digitazione, premendo “Invio”  il puntatore si posizionerà sulla cella sottostante.

Se scriviamo qualcosa sulla cella adiacente la prima, questo testo si sovrapporrà a quello precedente e apparirà – perciò – troncato. Sebbene una cella possa contenere fino a 32767 caratteri, è bene che nella creazione di elenchi ogni cella contenga un solo dato.

Se creiamo una colonna “Nominativo”, in un foglio Excel, non possiamo ordinare i dati per cognome, ma se suddividiamo il campo “Nominativo” in due colonne, “Nome” e “Cognome” allora il problema trova soluzione. In Excel, inoltre, è molto più semplice combinare due celle in un singolo valore, piuttosto che spezzare la cella in uno dei suoi componenti.

Per essere definita numerica, una cella deve contenere solo numeri.  Se un numero, nella sua parte finale dopo la virgola, contiene lo 0, questo verrà omesso. Ad esempio:

  • 125,50 verrà visualizzato 125,5 .

I numeri possono essere:

  • indipendenti, oppure
  • usati per calcolare altri valori

In un foglio di lavoro si possono inserire date. Excel considera le date come numeri a tutti gli effetti così da poterle usare nei calcoli e per determinare le scadenze. Inserendo una data nel foglio di Excel, quest’ultimo la formatta come tale e memorizza il numero seriale che la rappresenta.

Ogni singolo giorno viene descritto da una valore “data seriale” la cui numerazione inizia da 1, cioè 1/1/1900. Quando si inserisce una data in una cella, Excel la registra come un valore seriale che rappresenta il numero di giorni trascorsi dal 1/1/1900. In tal senso, la data 15/4/2007 è rappresentata dal valore seriale 39187 che è il numero di giorni intercorsi tra la data d’inizio, 1/1/1900 e il 15/4/2007.

Nonostante Excel registri una data come valore seriale, essa non deve – necessariamente – essere inserita in questo modo. Sarà sufficiente inserirla usando come separatore il simbolo “/”.

Ci sono casi in cui è necessario selezionare tutte le celle per applicarvi un unico comando. Un gruppo di celle selezionato è detto “intervallo” o “range”. Un intervallo di celle può essere formato da celle adiacenti o non adiacenti.

Un intervallo selezionato è evidenziato da un bordo in grassetto con tutte le celle ombreggiate ad eccezione della cella attiva. In un foglio di lavoro si possono selezionare da 1 a miliardi di celle.

Per selezionare un piccolo intervallo, occorre tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dalla prima all’ultima cella. A selezione avvenuta si può rilasciare il pulsante del mouse. In alternativa, utilizzando la tastiera, bisogna fare clic sulla prima cella dell’intervallo, premere i tasti di direzione tenendo premuto il tasto “Shift” per estendere la selezione.

Per selezionare una porzione estesa di celle, occorre fare clic sulla prima cella dell’intervallo, quindi premendo il tasto “Shift” cliccare sull’ultima cella dell’intervallo desiderato.

Infine, per selezionare tutte le celle dell’intervallo, bisogna cliccare sul pulsante “Seleziona tutto”, rappresentato dal punto di intersezione fra righe e colonne in alto a sinistra del foglio.

Si può selezionare un intervallo di celle non adiacenti, usando il mouse in combinazione col tasto “CTRL”. Questo è un metodo utile per selezionare diversi insiemi di celle cui applicare i medesimi comandi.

La selezione di insiemi non adiacenti comporta l’uso congiunto di mouse e tastiera.

[Spreadsheet 3]. Modifica delle impostazioni.

Excel

Quando si crea una nuova cartella di lavoro, Excel imposta la proprietà “Autore” in base all’impostazione “Nome utente” usato nella finestra di dialogo “Opzioni” della scheda “File”.

L’impostazione del nome utente è usata anche per identificare la persona che inserisce o commenta dei dati in un processo di revisione.

La sezione “Generale” delle “Opzioni di Excel” contiene anche l’opzione necessaria a cambiare il nome utente, nonché altre personalizzazioni come il numero di fogli da inserire nella nuova cartella oppure dimensione e tipo del carattere predefinito.

Usando il comando “Apri” o “Salva con nome”, la finestra di dialogo si apre sulla cartella predefinita per la funzione che di solito è la cartella “Documenti”. Se si vuole salvare i propri file in una cartella diversa, si può cambiare il percorso della cartella predefinita, così da evitare di sfogliare sempre tutto il file system.

In “Salvataggio” delle opzioni di Excel, c’è l’opzione necessaria (“Percorso predefinito”) a cambiare il percorso di salvataggio dei file.

Microsoft Excel, come altri software, mette a disposizione una guida in linea attraverso la quale è possibile ricercare informazioni e approfondimenti in merito al funzionamento dell’applicazione.

La guida può essere richiamata in due modi:

  • col pulsante in alto a destra della barra multifunzione rappresentante un punto di domanda
  • col tasto-funzione F1

Nella finestra “Guida di Excel” è possibile digitare una domanda nella barra “Cerca”, della parte superiore della finestra stessa, oppure accedere al sommario della guida sotto forma di un’icona rappresentante un libro, nella parte superiore della finestra.

Gli altri controlli nella parte superiore della guida sono simili a quelli presenti in un browser web: avanti, indietro, interrompi, aggiorna, home, eccetera. Il sommario elenca i capitoli della guida; ogni capitolo è rappresentato dall’icona di un libro; cliccandoci sopra l’icona diventa un libro aperto e si presentano gli argomenti collegati.

Le icone a libro chiuso stanno a significare che possiedono argomenti addizionali. L’argomento finale è rappresentato da un’icona raffigurante un punto di domanda e basta cliccarci sopra per visionarne i contenuti.

Le finestre di visualizzazione e del sommario sono separate e può esser chiusa sia dal suo pulsante di chiusura “X” che dal pulsante “Sommario”, cioè dal libro – in questo caso – aperto.

La ricerca libera della guida permette di cercare aiuto senza dover sfogliare il sommario, digitando la parola o l’argomento desiderati, premendo poi “Invio” o il pulsante “Cerca”.

Le celle possono essere adattate alle esigenze correnti in modo da ingrandire, ridurre, ottimizzare la visualizzazione di un intervallo selezionato o porzione del foglio di lavoro.

La modifica della visualizzazione non ha alcun effetto sulla stampa del documento, essendo solo un attributo di presentazione.

Ingrandimenti e riduzioni delle visualizzazioni si effettuano attraverso la funzionalità di zoom.

Il valore implicito d’ingrandimento è il 100%. La dimensione della visualizzazione è direttamente proporzionale alla percentuale che la rappresenta.

Per modificare la percentuale di zoom selezionare la scheda “Visualizza”, dal gruppo “Zoom” fare clic sullo strumento “Zoom” che apre la corrispondente finestra di dialogo. Ricordate, inoltre, che esiste un dispositivo di zoom all’estrema destra della barra di stato che va trascinato oppure cliccato sopra i simboli + e – a seconda che si voglia ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione.