[Spreadsheet 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Excel

In Excel le informazioni sono organizzate in cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta nella sessione, assume il nome “Cartel 1”. Il nome di una cartella non può avere più di 31 caratteri.

Una cartella di lavoro è una collezione di singoli fogli di lavoro. Ognuno di essi ha un nome e, questo nome, è visibile nelle linguette in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono: Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3.

Excel 2010, come già aveva fatto la versione 2007, ha ingrandito di molto le dimensioni del foglio di lavoro. La precedente versione del 2003 era limitata ad una griglia di 256 colonne e da 65536 righe. Le dimensioni attuali sono di 16384 colonne e 1048576 righe.

Le prime colonne sono etichettate da A fino a Z; seguono colonne etichettate da AA ad AZ. Abbiamo poi colonne etichettate da BA fino all’ultima  colonna etichettata XFD.

Le righe sono numerate in maniera sequenziale dall’alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 fino al numero 1048576.

L’intersezione di una riga con una colonna è chiamata cella e costituisce l’unità di base del foglio di lavoro. Le celle servono a memorizzare i dati. Ogni cella ha il proprio indirizzo. L’indirizzo della cella è formato dalla lettera della colonna e dal numero della riga.

La cella corrente è il luogo dove si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella casella “Nome” posizionata all’estrema sinistra sulla barra della formula.

All’avvio Excel fornisce una cartella di lavoro vuota. Se si desidera, invece, aprire o modificare una cartella di lavoro esistente, la si deve aprire. Non è necessario ricordarsi il nome del file. Dalla finestra di backstage, “File”, è possibile accedere alla finestra di dialogo “Apri” che mostra l’elenco dei file e delle cartelle memorizzati nel percorso corrente. Quindi si può selezionare dall’elenco il file o i file che si desidera aprire.

Quando ci sono più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente, si può passare da una all’altra cartella attraverso lo strumento “Cambia finestra” dello strumento “Finestra” della scheda “Visualizza”.

Quando si vuole aprire una nuova cartella di lavoro, bisogna selezionare la scheda “File” e il comando “Nuovo”. Compariranno una serie di modelli, tra cui la “Cartella di lavoro vuota”, che serviranno da base per altri lavori simili.

Se si sceglierà la “Cartella di lavoro vuota” essa avrà la veste grafica standard. Margini, font e l’allineamento avranno dei valori predefiniti.

[Spreadsheet 1]. Introduzione a Excel 2010.

Excel

Microsoft Excel 2010 è un’applicazione software che può essere usata come foglio elettronico, database e generatore di grafici.

Il foglio elettronico permette di eseguire calcoli complessi attraverso formule tali da fornirne il risultato. Il vantaggio dell’uso delle formule si spiega col fatto che al variare dei valori nel foglio di lavoro i risultati vengono calcolati automaticamente.

La flessibilità dell’applicazione consente anche di gestire liste di informazioni come nome, cognome, servizio, reparto, stipendio, eccetera. Excel è in grado di eseguire l’ordinamento dei dati e selezionare porzioni d’informazioni in base a specifiche condizioni.

Le informazioni contenute nel foglio elettronico o in un database possono essere utilizzate per generare un grafico.

Si possono realizzare i seguenti tipi di grafici:

  • istogramma
  • barre
  • linee
  • torta
  • dispersione
  • area
  • radar
  • superficie
  • bolle
  • anello
  • reazionario

Ogni tipo di grafico può essere personalizzato seguendo gli stili forniti da Excel.  Excel 2010 può essere attivato da un collegamento sul desktop o sulla barra delle applicazioni (se esiste) o dal menù “Start” di Windows. In questo caso cliccare sul menù “Start”, selezionare “Tutti i programmi”, selezionare “Microsoft Office”, selezionare “Microsoft Excel 2010”.

All’attivazione abbiamo la finestra del Copyright seguita dalla finestra dell’applicazione. I file prodotti da Excel si chiamano “Cartelle di lavoro” da non confondere con le cartelle del File System.

Le cartelle possono contenere da 1 a infiniti fogli di lavoro, essendo che il numero è deciso dalle risorse del computer. La finestra di Excel è costituita da:

  • la barra titolo nella parte superiore della finestra che visualizza il nome del documento e l’applicazione
  • la barra di accesso rapido, in alto a sinistra, visualizza i comandi usati con maggior frequenza, ad esempio “Salva”, “Annulla”, “Ripristina”
  • la scheda “File” che realizza la visualizzazione backstage, contiene i comandi per utilizzare il documento nel suo complesso, ad esempio “Apri”, “Salva con nome”, “Stampa”
  • sotto la barra titolo c’è una barra composta di diverse schede che costituiscono la barra multifunzione (il cosiddetto nastro).  Ogni scheda è composta da un insieme di strumenti coerenti con l’attività per cui la scheda è nominata. Puntandovi sopra il mouse se ne visualizza la descrizione
  • sotto la barra multifunzione abbiamo la barra della formula che visualizza dati e formule della cella attiva
  • sotto le celle abbiamo la barra di stato che visualizza la situazione corrente. La barra di stato contiene, alla sua destra, i pulsanti di visualizzazione che fanno si che si possa modificare la modalità di visualizzazione delle cartelle di lavoro. Lo strumento di zoom che permette di variare l’ingrandimento del documento.

All’interno della finestra di Excel abbiamo l’area di lavoro principale, riservata alla visualizzazione e modifica dei dati contenuti nella cartella di lavoro che comprende anche i pulsanti e le barre di scorrimento sia verticale che orizzontale.

L’area di lavoro è composta da circa 17 miliardi di celle nelle quali è possibile digitare numeri, testo, formule, espressioni.

La barra multifunzione è stata introdotta da Microsoft per le applicazioni Office già a partire dal 2007. Questa barra è composta da un insieme di schede che contengono pulsanti, comandi e raccolte.

Selezionando una scheda, i comandi della barra cambiano in accordo con le funzioni dell’area date dal nome della scheda stessa. Una caratteristica importante riguarda la visualizzazione automatica della descrizione dello strumento, quando vi si punta sopra il mouse.

Oltre alle schede standard presenti nella barra, essa può visualizzare una serie di schede contestuali, sulla base dell’oggetto attivo in un particolare momento. Se è attivo un grafico, la barra multifunzione si arricchisce del set di schede contestuali “Strumenti grafico” che a sua volta contiene le schede progettazione, layout, formato.

Un’ altra novità è la presenza delle “Raccolte”, una serie di miniature che riproducono una serie di opzioni di formattazione.

La barra multifunzione può essere nascosta per aumentare lo spazio disponibile per la visualizzazione del documento. Per far ciò premere il tasto destro del mouse su una delle schede selezionando il comando “Riduci a icona barra multifunzione” che lascia visibile solo i nomi delle schede. Essa è ancora utilizzabile, basta fare clic sul nome di una scheda e la barra viene rivisualizzata. Per ripristinare la barra basta ripetere la procedura attuata per nasconderla.

Le schede della barra multifunzione possono essere personalizzate da chiunque senza avvalersi della programmazione. Per personalizzare i comandi della barra bisogna accedere alla scheda “File” e selezionare “Opzioni”.

Nella sezione “Personalizzazione della barra multifunzione” è possibile scegliere i comandi da aggiungere o rimuovere dalla barra multifunzione stessa.

[Spreadsheet 13]. Impostazioni per la stampa.

Excel

Excel 2010 ha introdotto una nuova visualizzazione del foglio di lavoro: il “Layout di pagina”, la cui visualizzazione è attivabile anche dalla barra di stato. Questo tipo di visualizzazione è utile in particolare per la ottimizzazione del foglio di lavoro, specialmente se contiene grandi quantità di dati e/o grafici, prima della stampa.

Nella visualizzazione “Layout di pagina” sono disponibili un righello orizzontale e uno verticale che consentono la misurazione accurata di celle, intervalli, oggetti e margini di pagina. Se si clicca sullo spazio vuoto tra le pagine si nasconde lo spazio inutilizzato, riducendo così lo spreco di visualizzazione sia orizzontale che verticale.  Cliccando nuovamente si ripristina la visualizzazione originale.

I margini delimitano l’area stampabile della pagina dimensionando lo spazio bianco esistente tra il bordo fisico del foglio e i dati stampati sulla pagina. I margini sono 4: superiore, inferiore, sinistro, destro.

I margini sinistro e destro non possono contenere dati. I margini superiore e inferiore hanno 2 aree speciali chiamate rispettivamente: intestazione a piè di pagina. Queste aree sono adibite a contenere testo o grafica che si replica in tutto il documento stampato. Lo strumento “Margini” presente sulla scheda “Layout di pagina”, contiene una scelta di margini per le più svariate esigenze. Lo strumento consente, anche, attraverso la personalizzazione dei margini si può specificare la misura di ogni singolo margine.

La dimensione standard della pagina di stampa per Excel, nella versione italiana, è di 21 X 29,7 centimentri, corrispondenti al formato A4.  Si possono, comunque, utilizzare anche formati diversi che si selezionano dallo strumento “Dimensioni” della scheda “Layout di pagina”.

Per stampare le informazioni contenute nel foglio di lavoro, Excel inserisce in automatico le interruzioni di pagina orizzontali e verticali necessarie. Se si vogliono inserire più informazioni su di una pagina stampata, si può forzare Excel a ridurre in stampa la dimensione dei caratteri costituenti le informazioni.

Excel fornisce 2 metodi per adattare le dimensioni del foglio di lavoro alla pagina stampata:

  • ridurre di una certa percentuale la dimensione originale dei caratteri (scheda “Layout di pagina”, strumento “Adatta alla pagina”) agendo sulle “Proporzioni”.
  • specificare il numero delle pagine di larghezza per le pagine di altezza che devono contenere il foglio di lavoro. Con questo metodo la stampa viene definita in modo preciso. Excel, allora, selezionerà automaticamente la corretta percentuale di riduzione (“Proporzioni” dello strumento “Adatta alla pagina”) necessaria per contenere il foglio di lavoro nelle pagine indicate.

Excel offre una raccolta di intestazioni e piè di pagina predefiniti, oltre al fatto che questi elementi possono anche essere personalizzati con informazioni personali o scelti tra il nome del foglio, la data e l’ora, il numero della pagina, il nome o il percorso del file, un’immagine. Il pulsante “Vai al piè di pagina” permette di passare al margine inferiore per poter inserire, anche in quell’area, le informazioni personalizzate.