[Spreadsheet 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Excel

In Excel le informazioni sono organizzate in cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta nella sessione, assume il nome “Cartel 1”. Il nome di una cartella non può avere più di 31 caratteri.

Una cartella di lavoro è una collezione di singoli fogli di lavoro. Ognuno di essi ha un nome e, questo nome, è visibile nelle linguette in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono: Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3.

Excel 2010, come già aveva fatto la versione 2007, ha ingrandito di molto le dimensioni del foglio di lavoro. La precedente versione del 2003 era limitata ad una griglia di 256 colonne e da 65536 righe. Le dimensioni attuali sono di 16384 colonne e 1048576 righe.

Le prime colonne sono etichettate da A fino a Z; seguono colonne etichettate da AA ad AZ. Abbiamo poi colonne etichettate da BA fino all’ultima  colonna etichettata XFD.

Le righe sono numerate in maniera sequenziale dall’alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 fino al numero 1048576.

L’intersezione di una riga con una colonna è chiamata cella e costituisce l’unità di base del foglio di lavoro. Le celle servono a memorizzare i dati. Ogni cella ha il proprio indirizzo. L’indirizzo della cella è formato dalla lettera della colonna e dal numero della riga.

La cella corrente è il luogo dove si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella casella “Nome” posizionata all’estrema sinistra sulla barra della formula.

All’avvio Excel fornisce una cartella di lavoro vuota. Se si desidera, invece, aprire o modificare una cartella di lavoro esistente, la si deve aprire. Non è necessario ricordarsi il nome del file. Dalla finestra di backstage, “File”, è possibile accedere alla finestra di dialogo “Apri” che mostra l’elenco dei file e delle cartelle memorizzati nel percorso corrente. Quindi si può selezionare dall’elenco il file o i file che si desidera aprire.

Quando ci sono più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente, si può passare da una all’altra cartella attraverso lo strumento “Cambia finestra” dello strumento “Finestra” della scheda “Visualizza”.

Quando si vuole aprire una nuova cartella di lavoro, bisogna selezionare la scheda “File” e il comando “Nuovo”. Compariranno una serie di modelli, tra cui la “Cartella di lavoro vuota”, che serviranno da base per altri lavori simili.

Se si sceglierà la “Cartella di lavoro vuota” essa avrà la veste grafica standard. Margini, font e l’allineamento avranno dei valori predefiniti.

[Presentation 2]. Utilizzo dell’applicazione.

Powerpoint

All’avvio di Powerpoint  l’applicazione offre automaticamente una presentazione vuota di nome “Presentazione standard1”. Se si vuole – invece – visualizzare o aggiornare/modificare una presentazione esistente, la si deve aprire. Si va, quindi, sulla scheda “File”, comando “Apri”.  Appare una lista di file di Powerpoint: apriremo quello (quelli) che c’interessa.

Scheda File
Scheda File

In presenza di più presentazioni aperte allo stesso tempo, si può facilmente passare dall’una all’altra utilizzando la scheda “Visualizza”, strumento “Cambia finestra” del gruppo “Finestra”. Nel gruppo sono presenti vari strumenti in grado di gestire la visualizzazione di ogni documento aperto. Se si vogliono aprire più presentazioni contemporaneamente, si deve tenere premuto il tasto CTRL e selezionare le presentazioni desiderate in qualsiasi ordine e premere il pulsante “Apri”.

Se si vuole creare una nuova presentazione, bisogna cliccare sulla scheda “File”, comando “Nuovo” o, in alternativa, la sequenza di tasti CTRL+N, oppure aggiungendo il comando “Nuovo” alla barra di accesso rapido. Powerpoint visualizza la schermata con i modelli disponibili, inclusa la “Presentazione vuota”, che è un modello predefinito sulla cui base si creano le nuove presentazioni e, nel caso, nuovi modelli.

Se si apre, con Powerpoint 2010, una presentazione creata con una versione precedente dell’applicazione si attiva, automaticamente, la modalità di compatibilità. La situazione è resa visibile dalla scritta “modalità compatibilità” nella barra del titolo della finestra dell’applicazione. Si può, inoltre, aggiornare il documento nella versione Powerpoint 2010 usando il pulsante “Converti”, nella scheda “File”, comando “Informazioni”.

Dopo la creazione o modifica di una presentazione, la si deve salvare su disco. Al primo salvataggio di una presentazione, Powerpoint attiva il comando “Salva con nome”, aprendo la relativa finestra di dialogo. In questa finestra possiamo assegnare il nome alla presentazione e definire la sua posizione sul disco.

La finestra di dialogo “Salva con nome” si utilizza anche per cambiare il nome, la posizione, il formato di un file esistente. Quando il file viene salvato, appare sulla barra titolo, assieme al nome dell’applicazione. Nei successivi salvataggi non si aprirà la finestra di dialogo “Salva con nome”: le modifiche verranno salvate nello stesso file.

Alla conferma del salvataggio Powerpoint accoda in automatico l’estensione .pptx al nome del file. Se si desidera salvare il file in altro formato (pdf, html, xml, immagine, eccetera) basta aprire l’elenco della casella “Salva come” e selezionare il formato che si desidera.

Quando si è concluso il lavoro sulla presentazione, è opportuno chiudere il file, così da rimuoverlo dalla finestra dell’applicazione. Nel caso, dopo modifica della presentazione, si intenda chiudere la stessa senza averla salvata, Powerpoint chiederà se si vogliono salvare le modifiche. Qui si può scegliere se aggiornare il documento o tenerlo allo stato precedente la modifica. Quando abbiamo finito il nostro lavoro con Powerpoint è importante chiudere correttamente l’applicazione, al fine di garantirne un corretto riavvio. Si va sulla scheda “File” e si sceglie allora il comando “Esci”.